« Faut-il faire signer un contrat à ses clients ? ». Voilà une question qui revient régulièrement au moment de démarrer son activité en tant qu’assistant en ligne. Mais à quoi sert un contrat ? Qu’est-ce qu’il contient ? Quels sont les avantages pour l’assistant virtuel ? Pour le client ? Y a-t-il des risques ? A-t-il une valeur juridique ? Et où trouver un modèle de contrat digne de ce nom ? Eh bien toutes les réponses à ces questions sont au programme de cet article. J’espère qu’il vous aidera à y voir plus clair pour avancer sereinement dans vos collaborations avec vos clients. Bonne lecture !

À quoi sert un contrat de prestation de services ?

Par définition, un contrat est une convention qui crée des obligations et des droits entre les personnes qui le signent (article 1101 du Code Civil). Plus simplement… dans le cadre d’une mission client, un contrat permet de mettre par écrit les termes et les engagements du client et du prestataire de service (vous). C’est donc un document avec une valeur légale qui encadre la relation client mais qui n’est pas obligatoire.

On y retrouve généralement la désignation des parties (les représentants légaux de chaque entité), la durée de la mission, la nature des prestations, le tarif bien sûr, mais aussi d’autres clauses qui vont structurer la collaboration. On va notamment aborder la question de la confidentialité (extrêmement importante pour les clients), la question du droit de propriété sur les données, les engagements de chaque partie, et de manière générale, tout sujet important qui nécessite d’être encadré.

En cas de litige ou de problématique ciblée, ce contrat servira de base de référence pour les échanges. Dans la mesure où ce type de contrat requiert l’approbation des deux parties pour être valable il permet de mettre noir sur blanc les termes qui sont acceptés. Pas d’entourloupes possibles ! Du moins en principe…

Les avantages de ce type de contrat

Pour l’assistant en ligne

Pour l’assistant en ligne, un contrat de prestation de services a deux avantages. Dans un premier temps, il va permettre de renforcer sa crédibilité et son implication. C’est un point non négligeable pour les clients qui sont frileux et qui ont du mal à sauter le pas de la délégation. Cela démontre que la personne avec laquelle ils envisagent de travailler prend cette nouvelle collaboration au sérieux. C’est toujours rassurant ! À mon sens, encadrer une relation de travail grâce à un contrat renforce le professionnalisme de l’assistant virtuel.

Dans un second temps, signer ce type de contrat va permettre à l’assistant de se protéger. Je vous donne un exemple… Il est probable que certaines de ses missions incluent la création de contenus stratégiques qui vont permettre à son client (l’infopreneur) de développer son chiffre d’affaires par exemple. Dans ce cas précis, l’assistant a une obligation de moyens, mais pas de résultats. Il est responsable de produire le contenu qui lui est demandé, mais il ne peut pas être tenu responsable si les résultats ne sont pas à la hauteur de ce que son client attend (en termes de ventes). Vous voyez l’idée ?

Bien entendu, un contrat digne de ce nom doit être équilibré, cela signifie qu’il ne doit pas privilégier l’une ou l’autres des parties. Chacun doit se sentir protégé.

Pour le client

Côté client, un contrat de prestation de services va permettre de clarifier le rôle et les responsabilités de chacun. Pour comprendre ce que cela signifie, il faut s’intéresser aux risques. De manière générale, le risque côté infopreneur, c’est que l’assistant en ligne prenne des décisions en son nom qui pourraient nuire à son activité, ou qui n’auraient pas été approuvées par ce dernier. Imaginons par exemple que son assistant soit en charge du suivi des emails et que l’un d’entre eux contienne une proposition de partenariat. Si l’assistant accepte cette proposition sans avoir obtenu l’accord de son client, il s’engage à sa place. Cela peut avoir des répercussions importantes derrière.

Autre exemple de risque… la confidentialité des données. Rien ne garantit à l’infopreneur que son assistant ne partage pas des informations sensibles publiquement, ou bien qu’il donne ses codes d’accès à d’autres personnes. La dématérialisation peut rendre le traçage complexe et les risques sont bien réels. Si le client travaille sur un projet confidentiel et que son assistant l’évoque lors d’une conversation en externe, cette fuite pourrait là encore avoir des conséquences désastreuses pour son activité.

Signer un contrat de prestation de services permet de limiter les zones de flou et de mettre par écrit les responsabilités, mais aussi les droits et les obligations de chaque partie.

Travailler sur un contrat qui encadre leur collaboration est donc gagnant-gagnant pour le client et pour l’assistant en ligne.

Où trouver un contrat de prestation fiable quand on est assistant virtuel ?

Opter pour un modèle gratuit sur internet ou payer un juriste

Pour trouver un contrat de prestation fiable, deux solutions : le trouver en ligne ou faire appel à un juriste (ou un avocat). La première est gratuite et donc probablement plus tentante, mais attention… Chaque contrat doit faire l’objet d’une attention particulière dans la mesure où chaque clause a une valeur juridique. Internet regorge de modèles de contrat de prestation de services, mais à mon sens ces documents sont à fuir. Pourquoi ? Tout simplement parce que chaque domaine est spécifique ! On ne peut pas dupliquer un modèle de contrat similaire pour un graphiste et pour un assistant en ligne par exemple. Opter pour un modèle générique risque de ne pas vous être d’une grande utilité si certains aspects ou spécificités propres à votre activité ne sont pas prévues dans le contrat.

La seconde option, qui consiste à faire appel à un juriste ou un avocat est évidemment la meilleure, mais c’est aussi la plus coûteuse. Comptez plusieurs centaines d’euros pour obtenir un modèle personnalisé. Il vous faudra également faire appel à un professionnel qui comprend l’environnement de travail dans lequel vous évoluez. L’infopreneuriat a des codes qui lui sont propres. Partage des accès, question du droit de propriété, confidentialité, utilisation des données, copyrights, etc.

Acheter un modèle de contrat spécialement dédié aux assistants virtuels

Depuis que j’ai lancé Formation Assistant Blogueur en mai 2020, la question du contrat revient régulièrement. Pour être honnête avec vous, dans la mesure où je n’ai travaillé qu’avec une seule cliente principale pendant plus de deux ans, et que cette personne était également mon associée par ailleurs, je n’ai jamais envisagé d’établir de contrat entre nous. Pour autant, quand on démarre en tant qu’assistant virtuel je comprends que ce type de document soit important.

C’est la raison pour laquelle j’ai travaillé sur la rédaction d’un modèle de contrat spécialement conçu pour les assistants en ligne. Ce modèle intègre des clauses spécifiques à l’infopreneuriat et au travail en ligne de manière générale (comme la protection des données, la confidentialité ou encore le droit de propriété). Il a par ailleurs été validé par un juriste et il respecte le droit français.

Le pack juridique que j’ai créé comprend trois documents :

• un modèle de contrat de prestation de service au format Word de 7 pages
• une notice explicative qui vous guidera dans l’utilisation du modèle de contrat (article par article)
• une vidéo dans laquelle on parcourt ensemble chaque article du contrat pour que vous en compreniez l’importance et que vous puissiez vous l’approprier (même si vous ne comprenez rien au droit)

Le prix ? 67 € pour un document que vous pourrez utiliser et dupliquer à l’infini pour chaque nouvelle collaboration. C’est un petit investissement qui vous apportera plus de sérénité pour démarrer une collaboration, voir un sentiment de légitimité pour certains. Si ça vous intéresse, voici le lien pour acheter ce pack juridique.