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L’organisation c’est mon dada. Je suis toujours à l’affût de nouvelles méthodes de travail ou de nouveaux outils pour améliorer ma productivité. Début 2020, j’ai découvert l’application Todoist et après plusieurs mois d’utilisation, je peux dire que je suis devenue accro. Bien plus qu’une to do list, c’est un outil puissant pour organiser ses journées, planifier son quotidien et booster sa gestion de projet. Aujourd’hui, j’avais très envie de partager avec vous mon avis sur Todoist et de vous présenter les fonctionnalités qui me plaisent dans cet outil d’organisation du travail. C’est parti.

À quoi sert Todoist ?

Vous êtes à la recherche d’un outil d’organisation et de planification ? Todoist est une super application pour ça. Avec plusieurs millions d’utilisateurs actifs, cette application va principalement vous aider à :

• lister les choses que vous avez à faire grâce à une arborescence intelligente ;
• planifier vos tâches efficacement ;
• organiser vos projets ;
• maîtriser votre temps ;
• savoir ce que vous avez à faire et quand.

Cette liste à la Prévert illustre les fonctionnalités principales de Todoist, mais en réalité l’outil est beaucoup plus puissant que ça. Il va véritablement vous servir de garde-fou intelligent pour vous aider à garder le contrôle sur ce que vous avez à faire.

Todoist est une application disponible sur mobile, mais qui est également accessible sur ordinateur. Que vous ayez besoin d’ajouter rapidement quelque chose à votre to do list, ou que vous souhaitiez organiser un vrai projet, Todoist est facilement accessible depuis toutes vos interfaces (il n’y a pas de limite dans le nombre d’accès).

 

Qui peut utiliser Todoist ?

Cette application s’adresse à toutes les personnes qui ont besoin d’un outil de productivité simple et efficace. Autrement dit… à tout le monde. Que ce soit pour organiser votre planning de ménage quotidien, ou suivre l’avancée d’un projet, Todoist est adapté.

Quand on est assistant blogueur, l’organisation tient une place vraiment importante. Initialement, j’ai découvert cet outil en cherchant une nouvelle solution pour organiser mes différentes activités professionnelles. À force de l’utiliser et de comprendre son fonctionnement, il a finalement rapidement pris sa place dans l’organisation de ma vie personnelle.

À titre professionnel, je l’utilise pour :

• noter les échéances administratives importantes (compta, TVA, etc.) ;
• gérer mes projets en cours (lancement de ce site, création de formation, etc.)
• répertorier mes idées (vidéos, publications Instagram, inspiration pour ma communication, etc.)
• lister les urgences ;
• programmer mes veilles ;
• planifier mes tâches.

À titre personnel, il me sert à :

• lister les livres que j’ai envie de lire ;
• noter les films et les séries qu’on me recommande ;
• détailler les étapes de mes différents rituels (oui oui beauté ;-)) ;
• préparer mes listes de cadeaux et noter mes idées au fur et à mesure ;
• planifier mes prochains voyages et les choses importantes à faire avant de partir.

Voilà quelques exemples de mon utilisation de Todoist…

Présentation des fonctionnalités principales

Todoist n’est pas seulement une application qui va vous permettre de faire des listes, il propose également d’autres fonctionnalités très utiles et surtout qui font la différence. Certaines sont uniquement disponibles avec la version payante (dont le coût est de 3 $ / mois, soit quelques euros à peine). Je vous laisse les découvrir.

Avoir une vision stratégique de votre To Do List

Pour moi, l’avantage principal de l’application Todoist, c’est d’apporter une vision globale de tout ce que vous avez à faire. De base, la barre de navigation propose un accès direct aux tâches du jour et à celles des 7 prochains jours.

Vous trouverez ensuite une vue d’ensemble de vos projets, l’accès à vos projets favoris (qui apparaissent en premiers), les étiquettes et les filtres (nous reviendrons sur ces notions). Voyez plutôt la vue sur mon tableau de bord, depuis mon navigateur web sur ordinateur.

 

Organiser un projet

Dans la barre latérale de l’application, vos projets sont répertoriés. Dans chaque projet, vous pourrez créer des sections, des tâches de premier niveau et des sous-tâches. Vous pouvez donc facilement organiser vos tâches de manière logique. Voyez plutôt.

Lorsque j’ai commencé à travailler sur ce projet de blog, j’ai créé un projet dédié (FAB). J’ai ensuite créé des sections pour organiser mes tâches (YouTube, Instagram, WordPress, etc.). Puis pour chaque tâche, j’ai ajouté des sous-tâches lorsque c’était nécessaire. J’ai notamment listé mes idées de vidéos, ainsi que le process de tournage d’une vidéo YouTube pour m’aider à penser à tout.

Modèle de projets

Voilà une fonctionnalité qui a fait d’autant plus tranché mon avis sur Todoist. Les modèles vous permettent des créer des matrices que vous pourrez réutiliser à l’infini. C’est plutôt pratique lorsque vous devez répéter une tâche ou un process de manière répétitive (tourner une vidéo, préparer vos planifications sur Instagram, etc.). Les modèles de projets sont uniquement disponibles pour les membres Premium.

Rappels

Programmer un rappel vous permet simplement de recevoir une notification lorsque qu’une tâche que vous avez planifiée arrive à échéance. Redoutablement efficace pour ne rien rater. Vous pourrez ainsi planifier un rappel automatique en fonction des paramètres que vous aurez définis. Attention, cette fonction est uniquement disponible pour la version payante.

Récurrence

Pour moi cette fonctionnalité est indispensable pour un outil d’organisation efficace. Elle permet de programmer des tâches qui sont récurrentes. Personnellement, je ne pense pas toujours à arroser mes plantes. J’ai programmé cette tâche deux fois par semaine (les mercredis et les dimanches) pour m’aider à y penser.

Todoist inclut une fonctionnalité géniale qui vous permet littéralement d’écrire vos propres règles de récurrence. Voyez plutôt :

En écrivant simplement ces données, Todoist reconnaît les mots et les transforme en une nouvelle règle de récurrence. Pratique non ? Chaque semaine, les mercredi et les dimanches, Todoist m’envoie une notification pour me rappeler d’arroser mes plantes (merci pour elles :-p). Je précise qu’il est également possible de programmer une heure spécifique pour ce rappel.

Étiquettes

Les étiquettes vont être très pratiques pour organiser vos tâches, en fonction du projet / catégorie auquel elles sont rattachées. Par exemple, lorsque je travaille sur ce blog et que je dois planifier une nouvelle tâche (comme un article à écrire), j’ajoute l’étiquette « FAB ».

Ces étiquettes vont vous permettre de sélectionner en un clic (ou un tap sur l’écran), toutes les tâches que j’ai à faire pour ce blog. Elles sont uniquement disponibles si vous avez la version payante.

Filtres

Plus vous allez utiliser l’application Todoist, plus vous allez accumuler les données, il est donc impératif de pouvoir les filtrer de manière efficace. C’est tout l’intérêt des filtres. Vous pouvez ainsi créer les créer sur la base d’une règle que vous aurez définie à l’avance (comme par exemple les tâches qui sont à réaliser sous 30 jours).

Intégration email

Qui n’utilise pas sa boîte mail comme une To Do List ? Personnellement, j’ai pour habitude de conserver dans ma boîte mail, uniquement les emails qui sont à traiter (ou qui nécessitent une action complémentaire de ma part ou de celle de l’expéditeur). Sur Outlook et grâce à un plugin développé par Todoist, vous pourrez directement transformer vos emails en tâches, sans changer de programme. Cette fonctionnalité est également disponible pour Gmail et d’autres logiciels de messagerie.

Autres fonctions pratiques

Il existe bien sûr d’autres fonctionnalités pour vous faciliter la vie : l’assignation d’une tâche à un membre de votre équipe, l’intégration de commentaires sous une tâche (pratique si vous bossez à plusieurs), l’ajout de fichiers ou encore la possibilité de formater votre texte pour faciliter la lecture (gras, italique, etc.). Vous avez compris, y’a de quoi faire.

Avantages et inconvénients de cet outil d’organisation du travail

Après plusieurs mois d’utilisation, je pense avoir suffisamment de recul pour vous parler des avantages et des inconvénients de Todoist.

Les points forts de Todoist

1. La puissance des fonctionnalités proposées
2. L’accessibilité sur mobile et sur ordinateur
3. La convivialité de l’interface

Évidemment, pour moi ce sont les fonctionnalités qui font toute la différence. L’application permet vraiment d’aller dans le détail de la gestion de projets tant au niveau de la hiérarchisation, que de la planification. Ensuite, je trouve très pratique de pouvoir accéder à l’application sur mon téléphone et sur mon ordi. Ça me facilite grandement la vie de pouvoir planifier les « gros » projets sur l’ordinateur et de ne pas à avoir à taper sur mon téléphone (je déteste ça). Enfin, je trouve l’interface agréable et il est assez facile de faire glisser les éléments pour les organiser.

Les points faibles de Todoist

1. Le prix
2. La prise en main

Pas toujours évident de trouver un outil d’organisation et de planification de travail gratuit. Pour moi, les rappels sont extrêmement importants. Dans la mesure où ils sont uniquement disponibles sur la version payante, je n’ai pas mis longtemps avant de passer à l’offre Premium. Le tarif reste plutôt abordable, mais je préfèrerais bien sûr que tout soit gratuit :-p.

Il m’a fallu un certain temps avant de comprendre comment tirer partie de toutes les fonctionnalités et notamment sur la programmation des récurrences. Lorsque j’ai commencé à utiliser l’app, je n’ai pas pris le temps de consulter toute la documentation qui est mise à dispo et j’aurais dû. L’outil n’est pas particulièrement intuitif, donc ça vaut le coup de passer un moment pour lire les différents guides et regarder les vidéos proposées.

En conclusion : Mon avis sur Todoist

Je pense que vous l’avez compris, j’adore Todoist. Plus je l’utilise, plus je pense à l’utiliser et plus il me fait gagner du temps (et allége ma charge mentale). C’est un outil fiable, hyper bien conçu et qui me facilite drôlement la vie. J’aurais beaucoup de mal à m’en passer, je ne peux donc que vous recommander de l’essayer. Il est vraiment complémentaire à mes autres outils d’organisation comme Trello ou Evernote.

J’espère que cet article vous aura plu, dites-moi dans les commentaires quel est l’outil principal que vous utilisez pour faciliter votre organisation du travail et ce qui plaît le plus.