La rentrée est une période de transition majeure pour les assistantes virtuelles. Alors que l’été laisse place à l’automne, les projets se multiplient chez les clients et la charge de travail augmente. Entre les nouveaux projets et les défis imprévus, c’est le moment où la planification et la préparation deviennent cruciales pour garantir une transition en douceur vers cette période exigeante. Voici cinq stratégies essentielles pour vous aider à naviguer avec succès dans cette rentrée. Que vous soyez une assistante virtuelle débutante, ou chevronnée, ces conseils vous aideront à maintenir votre efficacité. Alors, prête à relever le défi de la rentrée en toute confiance ? Continuez votre lecture !

Conseil #1 : Organiser son espace de travail

Une rentrée réussie pour une assistante virtuelle commence par un environnement de travail bien organisé. Pour les assistantes virtuelles, cet environnement se trouve souvent à la maison, mais il peut être tout aussi important que votre bureau en entreprise. Voici comment optimiser votre espace de travail pour une transition en douceur :

Créer un espace dédié : Tout d’abord, dédiez un espace spécifique à votre travail. Évitez de travailler depuis le canapé ou votre lit. Choisissez un coin tranquille où vous pourrez vous concentrer sans distractions. Un bureau propre et bien rangé favorise la concentration et la productivité. Pensez à faire le tri dans vos tiroirs, revoyez votre système de rangement, mettez en place une nouvelle organisation – personnellement, ça m’aide à retrouver une nouvelle dynamique et à booster ma motivation.

Penser à organiser son poste de travail de manière ergonomique : Assurez-vous que votre poste de travail soit ergonomique. Investissez dans une chaise confortable, un clavier et une souris adaptés à votre utilisation, et ajustez la hauteur de votre écran pour éviter les problèmes de posture. Une bonne ergonomie réduira la fatigue et les douleurs liées au travail prolongé. Pensez à vos cervicales et à votre dos ! Votre santé est primordiale et vu le temps que les assistantes web passent devant leur ordinateur, pas de compromis sur ce point. Ah, et si vous portez des lunettes pour travailler, assurez-vous d’appliquer un traitement antireflet pour filtrer les lumières bleues.

Planifier et optimiser son espace virtuel : Organisez vos fichiers, dossiers et applications numériques de manière logique. C’est le moment de faire un gros tri parmi vos fichiers et de les répertorier de manière efficace. Utilisez des outils de gestion de tâches et de calendriers pour suivre vos projets et échéances. Outlook, Google Agenda, Notion, il existe de nombreux outils qui vous feront gagner du temps. Assurez-vous que vos sauvegardes sont à jour pour éviter toute perte de données. De mon côté, tous mes fichiers sont stockés de manière sécurisée sur un naas (un serveur local que j’ai installé chez moi).

Éliminez les distractions : Identifiez les sources de distraction potentielles dans votre environnement de travail. Mettez votre téléphone en mode silencieux, désactivez les notifications non essentielles et informez les membres de votre famille ou de votre colocation de vos heures de travail pour minimiser les interruptions. C’est le moment de fixer de nouvelles règles pour favoriser votre concentration et être pleinement dédié à votre travail.

Créer une nouvelle routine de travail : Établissez une routine quotidienne qui comprend des heures dédiées au travail, des pauses régulières et un moment pour déconnecter en fin de journée. Identifiez la plage horaire durant laquelle vous êtes le plus productif et priorisez vos tâches en fonction de leur caractère (urgent, important, ça peut attendre). Les pauses sont indispensables, ne serait-ce que pour vous dégourdir les jambes ! Activez une alarme sur votre montre connectée ou votre portable pour vous rappeler de prendre 10-15 minutes toutes les 2 heures.

Conseil #2 : Réviser ses objectifs et définir ses priorités

En tant qu’assistante virtuelle, vous devez mettre en place des objectifs clairs et définir vos priorités. Voici comment redéfinir votre feuille de route pour une transition en douceur :

Travailler sur des objectifs SMART : Commencez par définir des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporels (SMART). Par exemple, plutôt que de dire « augmenter la productivité », fixez-vous comme objectif « augmenter mon chiffre d’affaires de 20 % d’ici la fin du trimestre ». Cette méthode est vue et revue, mais elle apporte une bonne structure. Idem pour vos clients et les résultats qu’ils attendent de vous.

Faire le point sur ses compétences : Identifiez vos compétences clés et celles que vous souhaitez développer. Cela vous aidera à déterminer les domaines sur lesquels vous devez vous concentrer pendant la rentrée. La formation continue peut être une partie essentielle de votre plan, notamment avec l’arrivée de l’IA et d’outils comme ChatGPT.

Prioriser ses tâches : Classez vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Utilisez la matrice d’Eisenhower, qui distingue les tâches importantes et urgentes de celles importantes, mais non urgentes. Concentrez-vous sur les tâches importantes pour éviter de toujours réagir aux urgences. Identifiez les points de faiblesse éventuels et apportez des actions correctives autant que possible.

Mettre à jour son calendrier : Revoyez votre calendrier et planifiez vos échéances, réunions et projets pour les mois à venir. Assurez-vous de disposer de temps suffisant pour chaque tâche importante et accordez de l’importance aux dates limites. C’est le moment de contacter vos clients et d’échanger sur votre méthode de reporting.

Communiquer ses objectifs : Partagez vos objectifs et priorités avec votre équipe ou vos clients. Cela permettra d’aligner les attentes et de garantir que tout le monde est sur la même longueur d’onde. C’est également le meilleur moyen de vous assurer que votre énergie va au bon endroit en limitant les sollicitations.

Conseil #3 : Adopter une routine de bien-être

La rentrée est une période intense pour les assistantes virtuelles, mais il est essentiel de ne pas sacrifier votre bien-être au travail. Voici comment mettre en place une routine de bien-être pour une transition en douceur :

Prendre soin de sa santé physique : Accordez une attention particulière à votre santé physique. Assurez-vous de maintenir une alimentation équilibrée, de faire de l’exercice régulièrement et de dormir suffisamment. Une alimentation saine et une activité physique vous aideront à rester énergique, tandis qu’un sommeil de qualité favorisera la concentration. Vous pouvez aussi voir ça comme une cure de détox pour prendre les bonnes habitudes.

Apprendre à mieux gérer son stress : La rentrée peut être stressante, alors apprenez à gérer le stress de manière saine. Utilisez des techniques de relaxation, telles que la méditation, la respiration profonde ou le yoga, pour vous détendre et réduire l’anxiété. Depuis 2022, les outils qui m’aident le plus sont les EFT, le breathwork, et les séances d’hypnose de Frédéric Barbey.

Se déconnecter en fin de journée : Établissez une limite claire entre votre travail et votre temps personnel. En fin de journée, éteignez votre ordinateur et mettez fin aux communications professionnelles. Cela vous permettra de vous ressourcer et de maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie personnelle. Décollez-vous aussi des réseaux sociaux, des vidéos YouTube et de tout ce qui vous incite à être sur votre téléphone. Préférez des activités manuelles loin des écrans : cuisine, peinture, journaling, etc.

Rejoindre un groupe d’échanges : Ne sous-estimez pas l’importance du soutien social. Discutez de vos défis avec des collègues, des amis ou des mentors. Le partage de vos expériences peut vous aider à obtenir des conseils et à vous sentir plus soutenue. Rejoignez un mastermind, définissez un point régulier pour maintenir la motivation. Au sein de Formation Assistant Blogueur, nous organisons des groupes d’échanges hebdomadaires qui sont renouvelés tous les mois. L’opportunité de connecter et de passer un bon moment entre freelances.

J’espère que ces conseils vous aideront à planifier votre rentrée en douceur. De mon côté, le mois de septembre s’annonce bien chargé entre la rentrée de la nouvelle promo de FAB et les missions client que j’assure en parallèle. Je suis assez excitée par ce nouveau cycle et je vous souhaite à toutes une excellente rentrée.

Et si vous recherchez une formation pour devenir assistante virtuelle, c’est le moment de découvrir Formation Assistant Blogueur.