Vous êtes infopreneur et votre business cartonne ? Bravo ! Mais cela signifie probablement que vous commencez à être sous l’eau. Vous avez l’impression que les journées ne sont pas assez longues pour tout faire ? Vous passez des heures sur des tâches chronophages et vous n’avez plus le temps de structurer votre entreprise ? Je crois que c’est sans appel : vous avez besoin de déléguer. Trouver un assistant pour son site web est stratégique pour développer son activité et passer au niveau supérieur. Que vous recherchiez un véritable bras droit ou simplement un collaborateur pour agrandir l’équipe, la phase de recrutement est capitale. Voici 5 étapes indispensables à suivre pour trouver un assistant virtuel et démarrer une collaboration sereinement.

1- Prendre le temps de définir les besoins de son activité

La première chose à faire est de définir vos besoins en matière de délégation. Pour cela, je vous propose de commencer par noter tout ce qui vous vient sur une feuille blanche. À ce stade, inutile de structurer vos pensées, contentez-vous de lister les tâches que vous envisagez de déléguer. Ce travail doit être réalisé sur plusieurs jours pour vous assurer de ne rien oublier (voir sur un mois complet). Chaque fois que vous réaliserez une action au quotidien, vous pourrez ainsi vous interroger sur la nécessité, ou non, de la confier à votre futur assistant web.

Une fois votre liste établie et pour chaque tâche répertoriée, prenez le temps de répondre à ces trois questions :

1. Est-ce que j’apporte une réelle valeur ajoutée ? sous-entendu, est-ce que cette action pourrait être réalisée par quelqu’un d’autre 
2. Est-ce que cette action a un impact direct sur le développement de mon activité ? sous-entendu, est-ce qu’il s’agit d’une action stratégique qui se traduit par des résultats concrets 
3. Est-ce qu’il s’agit d’une tâche récurrente ou ponctuelle ?

Vos réponses à ces questions vont vous permettre d’y voir beaucoup plus clair et d’apporter un regard nouveau sur votre activité et ses besoins. Vous pourrez ensuite réorganiser les différentes missions listées pour structurer votre fiche en fonction du volet concerné :

• Volet administratif (emails, gestion des élèves, facturation, etc.)
• Volet technique (mise en place de nouvelles fonctionnalités, gestion des bugs, automatisation de ton business, etc.)
• Volet créatif (créer du contenu pour les réseaux sociaux, imaginer de nouveaux produits, créer des visuels, etc.)
• Volet rédactionnel (rédiger des articles, publier des newsletters)
• Volet stratégie (développer de nouvelles offres, améliorer les produits existants, travailler ton personal branding, etc.)
• Volet commercial (closing, prospection, recherche de partenariats, relance mail etc.)

Une fois vos besoins clairement définis, vous pourrez beaucoup plus facilement évaluer la charge de travail à déléguer, ainsi que le budget à allouer (notre seconde étape).

 

2- Évaluer la charge de travail et le budget

En tant que freelance, j’ai souvent été confrontée à des clients qui n’avaient aucune idée de la charge de travail que représentaient les missions qu’ils avaient à déléguer. Étant entrepreneure moi-même, c’est quelque chose que je comprends très bien. Quand on est dans le feu de l’action, il n’est pas évident de prendre du recul et d’évaluer le temps qu’on passe sur les différents aspects de notre activité. Probablement parce qu’on a tendance à faire 10 choses en même temps et à passer du coq à l’âne… Pourtant, cette étape est indispensable pour trouver un assistant pour son site web et il existe un outil très simple qui va vous y aider.

Si vous ne connaissez pas encore Toggle, vous allez vite devenir accro. Il s’agit d’un logiciel qui va vous aider à tracker votre temps. Le principe est simple, vous lui indiquez sur quoi vous travaillez et vous lancez le chrono. Une fois votre tâche accomplie, vous l’arrêtez. L’idée est d’utiliser cet outil pour déterminer le temps passé sur les différentes actions listées et que vous envisagez de déléguer. Le plus dur est de penser à activer le chronomètre, et de vous obliger à travailler sur une seule chose à la fois, pour ne pas biaiser les résultats. Ce type de logiciel est gratuit et il peut également vous être utile si vous voulez mieux gérer votre temps et votre productivité.

Une fois que vous saurez exactement combien de temps représente chaque aspect de votre business en ligne, vous saurez évaluer précisément la charge de travail à confier à votre assistant virtuel. Parlons maintenant budget.

On me demande très régulièrement quels sont les tarifs d’un assistant blogueur, et même si je n’ai pas envie de vous répondre « ça dépend », eh bien… ça dépend. Pourquoi ? Parce que toutes les prestations ne se facturent pas de la même manière. Vous imaginez bien que la gestion des e-mails et des factures ne représente pas la même charge de travail (ou le même niveau de compétences) que la mise en place d’un tunnel de vente, ou que la création de contenu pour votre compte Instagram par exemple.

En moyenne, comptez un minimum de 25 à 30 € de l’heure pour des tâches purement administratives. Pour le reste, c’est au freelance de déterminer ses tarifs ! Certains facturent à la prestation (le suivi mensuel de votre compte sur Pinterest par exemple), d’autres au forfait (10 heures par mois) et ce en fonction de la nature de la tâche qui lui est confiée. J’en profite pour préciser qu’engager un assistant web freelance est beaucoup plus intéressant pour vous que d’engager un salarié. Contrairement à ce dernier, le freelance facture le temps effectivement travaillé. Il ne vous facture pas de pauses café, ou le temps passé à raconter son dernier week-end à son collègue. Par ailleurs, un freelance est un travailleur indépendant, il a donc des charges à assumer. Sur les 30 € facturés, une partie sera utilisée pour couvrir ses charges sociales, pour payer ses impôts, bref… Un salarié qui touche 25 €/h vous en coûte 50, un freelance vous coûte le tarif facturé, point barre.

Pour en revenir au tarif… je pense qu’il est plus simple de partir d’un budget global. Demandez-vous quel budget vous seriez prêt à investir (car il s’agit bien d’un investissement) chaque mois. 500 € ? 1 500 € ? 2 000 € ? Vous pourrez ensuite partir sur cette base de négociation. Vous pouvez également vous poser cette question : « Si je devais engager un salarié, quel serait l’intitulé de son poste et quel en est le salaire moyen ? » . Cela devrait vous aider à y voir plus clair sur les tarifs appliqués (toujours à mettre en relation avec le nombre d’heures attribuées).

Si le budget que vous avez déterminé vous semble sous-dimensionné compte-tenu du volume de tâches que vous souhaitez déléguer, vous devrez prioriser. Pour cela, vous devrez évaluer l’impact de chaque mission sur le développement de votre chiffre d’affaires, ainsi que son importance. Certains aspects de votre business ne peuvent pas être mis de côté, c’est le cas pour le suivi client par exemple. D’autres, comme la création de contenu pour les réseaux peut probablement être mis au second plan. À vous d’évaluer ce qui est important et stratégique pour votre activité.

 

3- Préparer une fiche de poste de son futur assistant virtuel

Avant de passer à la phase de recrutement, je vous conseille de formaliser une fiche de poste. Elle vous permettra (encore une fois) de structurer vos idées, mais aussi de vous servir de base durant les entretiens avec les candidats. Elle devra impérativement contenir :

• l’intitulé du poste ;
• le responsable hiérarchique (à qui sera rattachée cette personne) ;
• la durée du contrat (je vous conseille de partir sur 3 mois d’essai) ;
• le rôle ;
• les responsabilités ;
• les résultats attendus ;
• les prérequis (le profil et les compétences recherchées).

Plus la fiche de poste sera exhaustive et meilleures seront vos chances de trouver la perle rare. N’hésitez pas à préciser vos attentes au maximum. Parlez des valeurs de votre entreprise, de ce qui est important pour vous. Recruter un collaborateur est une étape importante pour le développement de votre activité. L’idée est de trouver un assistant pour votre site web qui durera dans le temps. Vous devez chercher quelqu’un qui a non seulement les compétences techniques pour vous épauler, mais aussi des qualités humaines qui matchent avec votre état d’esprit et celui de votre entreprise.

Une fois cette fiche de poste finalisée, vous pourrez passer à la phase de recherche.

4- Trouver un assistant pour son site web

Pour trouver la personne qu’il vous faut, plusieurs options s’offrent à vous. Tout d’abord, vous pouvez utiliser votre réseau. Eh oui ! Le bouche-à-oreille fonctionne encore très bien aujourd’hui. N’hésitez pas à demander à votre entourage, quelqu’un connait certainement quelqu’un, qui connait quelqu’un… C’est probablement la méthode la plus rapide et la plus simple pour obtenir des résultats. Vous pouvez également diffuser votre fiche de poste auprès de votre propre communauté par email. Si vous êtes infopreneur, il y a de fortes chances que vous ayez parmi vos contacts, une personne qualifiée et disponible pour travailler avec vous.

Vous pouvez également utiliser les réseaux sociaux. Je pense notamment à LinkedIn, le réseau des professionnels par excellence. Une recherche rapide avec des mots-clés ciblés comme « assistant virtuel », « assistant blogueur », « assistant administratif freelance », devrait vous apporter des résultats satisfaisants. Vous pourrez ensuite facilement rentrer en contact avec les profils trouvés via des messages privés.

Enfin, si vous n’avez pas le temps ou l’envie de faire ces recherches par vous-même, je peux probablement vous aider à trouver le profil adapté à vos besoins. Mon job ? Former des assistants web pour les infopreneurs. Je sélectionne individuellement mes élèves et les aide à monter en compétence sur tous les aspects liés à l’infopreneuriat : site web, tunnels de vente, auto-répondeur, plateforme en e-learning, gestion des réseaux sociaux, service client, closing, prospection, leadmagnet, bref… tout ce qui est lié à cette activité encore trop peu connue en France. Je sélectionne chaque candidature individuellement principalement sur des critères humains. Les qualités que je recherche chez mes élèves ? La curiosité, la polyvalence, la débrouillardise, l’indépendance, l’autonomie, le professionnalisme ou encore la discrétion.

La mise en relation avec des infopreneurs de mon réseau (je fais partie de l’incubateur 56 de Romain Collignon) ou qui me contactent en direct fait partie des services que je propose (sans commission). Le process est simple. On définit vos besoins ensemble, puis je pars à la recherche de la perle rare qui saura satisfaire vos exigences. La suite dépend de vous deux ! Je précise également que je n’interviens pas dans les tarifs ou dans les termes de votre collaboration ;-).

5- Fixer un entretien découverte avec un assistant web

Le process touche à sa fin ! La dernière étape ? La prise de contact. Eh oui, si tout semble parfait sur le papier, il est tout de même essentiel (du moins à mon sens) de discuter de vive voix avec votre futur assistant pour votre site web. Pour entamer une collaboration sur le long terme, le courant doit passer ! Je vous conseille donc de proposer un appel à votre candidat potentiel pour apprendre à mieux le connaitre d’une part, mais aussi afin de parler budget si ce point n’a pas encore été abordé.

C’est l’occasion de reprendre la fiche de poste et de revoir chaque point un à un. Détaillez ensemble le périmètre d’intervention et notamment :

• la durée de la mission sur une période test ;
• les tâches à accomplir et les responsabilités confiées ;
• ce que vous attendez précisément de lui (objectifs de moyens et/ou de résultat)
• le nombre d’heures de travail à fournir ;
• etc.

Le budget fait évidemment partie des aspects indispensables à évoquer. N’hésitez pas à demander un devis formalisé sur la base des tâches à accomplir et de la fiche de poste. Vous aurez ensuite une base pour échanger et négocier si la proposition ne convient pas. Gardez en tête qu’il s’agit d’un investissement. L’argent que vous dépensez pour déléguer une partie de votre activité va vous permettre de vous concentrer sur les aspects les plus stratégiques de votre business. Ceux sur lesquels vous avez une véritable valeur ajoutée. Si la délégation vous permet de développer votre entreprise et donc de générer plus de chiffre d’affaires, l’investissement sera vite rentabilisé. Raisonnez en tant que chef d’entreprise.

« Seul on avance plus vite, ensemble on avance plus loin. »

Aussi cliché que cela puisse sembler, je suis convaincue que c’est vrai. Il me paraît très difficile de vouloir faire grandir son activité sans passer par la case délégation. Il est impossible de tout faire et surtout, ça n’a pas de sens. Concentrez-vous sur votre zone de génie et entourez-vous des bonnes personnes. C’est la clé du succès !

J’espère sincèrement que cet article vous aura été utile.

Des questions ? Une incertitude ? N’hésitez pas à me contacter pour en discuter.