Vous vous intéressez au métier d’assistante virtuelle, mais ne savez pas qui sont ses clients ? Vous vous formez au job d’assistante en ligne et vous vous posez un milliard de questions sur le démarchage client ? Vous êtes opérationnelle en tant qu’assistante webmarketing et êtes prête à trouver vos premiers clients, mais ne savez pas comment faire ? Proposer ses services d’assistante virtuelle n’est pas toujours simple, surtout quand on débute dans le métier. Avant de démarcher des clients, il faut déjà avoir mis en place une certaine organisation et posséder certaines clés pour réussir. Dans cet article, nous vous donnons tous nos conseils pour vous aider à aborder vos premiers clients sereinement !
1) Bien connaître son marché avant de proposer ses services d’assistante virtuelle
Être assistante virtuelle, c’est proposer ses services en ligne dans différents domaines. Encore faut-il savoir lesquels et à qui s’adresser. Les missions de l’assistante en ligne sont variées, mais on distingue tout de même deux profils type :
- les assistantes administratives
- les assistantes d’infopreneurs
Être assistante administrative en ligne
Les assistantes administratives agissent comme des secrétaires en ligne. Leur job consiste à gérer toutes les tâches administratives et bureautiques de son client, afin que celui-ci puissent se concentrer sur sa zone de génie et développer son activité.
Telles des assistantes de direction, elles vont notamment :
- gérer les plannings (prise de rendez-vous, intégration dans l’agenda, rappel aux clients) ;
- traiter les mails (réponses aux mails, transfert au client si besoin, relances) ;
- aider à la comptabilité (saisie de facture, vérifier les impayés) ;
- organiser des déplacements (réaliser des itinéraires, effectuer les réservations de transport, d’hébergement, repas) ;
- créer des événements (trouver des prestataires, recevoir des devis, présenter les offres aux clients) ;
- être le premier contact des prospects ;
- etc.
D’autres missions peuvent être confiées aux assistantes administratives sur Internet, selon les besoins et le secteur d’activité du client. D’ailleurs, parmi les clients de la secrétaire indépendante, on retrouve des entrepreneurs, des influenceurs, des agences spécialisées, et même des grandes entreprises qui proposent un poste à distance.
Être assistante pour infopreneurs
Vous pouvez également vous spécialiser et collaborer avec des infopreneurs. Ces derniers possèdent un business en ligne, notamment dans le domaine de la formation e-learning.
Suite à une formation qui vous apprendra toutes les ficelles du métier, vous avez toutes les clés pour devenir assistante virtuelle. Ainsi, vous pourrez avoir en charge les mêmes tâches administratives que la secrétaire en ligne et des missions plus techniques pour accompagner votre client dans le développement de son business dans la formation en ligne.
Voici en quoi l’assistante virtuelle peut être utile :
- création de compte sur une plateforme de formation en ligne ;
- mise en page de support à intégrer à la formation en ligne (Powerpoint, fiche récapitulative de cours) ;
- assistance technique (résolution de bug sur la plateforme, intégration de modes de paiement en ligne) ;
- suivi de clientèle/élèves ;
- gestion des réseaux sociaux (création d’un calendrier éditorial, proposition de design et de textes pour les posts, alimentation du feed, des stories, reels) ;
- community management (réponses aux commentaires, action pour développer la communauté) ;
- intégration de vidéos YouTube, avec descriptions, positionnement ;
- intégration de sous-titres ;
- rédaction d’articles pour le blog ;
- intégration sur CMS ;
- transcription et retranscription de vidéos ;
- traduction ;
- montage vidéo ;
- etc.
Enfin bref, tout ce qui touche de près ou de loin à l’activité en ligne de votre client entrepreneur du web et spécialiste de la formation en ligne.
Ainsi, pour proposer ses services d’assistante virtuelle et démarcher efficacement, il est nécessaire de bien connaître son marché et les personnes à qui s’adresser.
2) Cadrer son activité d’assistante virtuelle freelance
C’est le moment de faire le point sur vos compétences, mais aussi sur vos attentes. Pour proposer ses services d’assistante virtuelle, il faut d’abord savoir sur quel type de mission on a envie de s’investir et quel rythme de vie nous convient. Prestations proposées, grille tarifaire, emploi du temps, à vous de les déterminer tout en restant alignée avec vous-même.
Prestations
Nous l’avons vu plus haut, il existe plusieurs profils de l’assistant virtuel. Cependant, vous pouvez tout aussi bien préciser les missions qui vous intéressent parmi la liste et écarter celles sur lesquelles vous n’avez pas envie de passer du temps.
L’objectif est de rester motivée au quotidien par les missions que l’on a à réaliser. Ce n’est pas parce que vous savez tout faire, que vous aimez tout faire. Bien entendu, au début vous devrez sûrement accepter certaines missions qui ne vous font pas vibrer, mais que vous maîtrisez. Celles-ci ne vous prendront pas beaucoup de temps ni d’énergie.
Au fur et à mesure que votre activité se développera, vous pourrez faire le point sur vos clients et les différentes missions, pour recentrer votre attention sur celles qui vous animent le plus, si votre client est d’accord !
Grille tarifaire
Lors de vos différents entretiens, vos prospects vous poseront la question sur vos tarifs. Pour ne pas vous retrouver sans voix, vous devez avoir anticipé et réfléchi en amont sur les tarifs à appliquer.
Selon les prestations, vous pouvez facturer à l’heure ou au forfait. reprenez chaque prestation que vous souhaitez proposer et demandez-vous quelle formule est la plus rentable. Vous pouvez également proposer des packs, c’est-à-dire intégrer plusieurs prestations dans un forfait.
Un autre élément à prendre en compte, et pas des moindres, concerne le rythme de vie que vous souhaitez avoir en tant qu’assistante virtuelle.
Financièrement d’abord, vos tarifs doivent vous permettre d’assurer toutes vos charges et le rythme de vie auquel vous aspirez. L’idée n’est pas de vous brader pour vous décourager, mais de trouver le bon équilibre entre le prix juste (celui du marché) et celui de vos aspirations personnelles.
Ensuite, selon les tarifs appliqués, vous pourrez organiser votre emploi du temps comme bon vous semble. À mi-temps ou à temps plein, vous devez prendre ces éléments en considération de vos tarifs.
3) Développer son réseau pour trouver plus de clients
On ne le dit jamais assez, mais posséder un réseau est fondamental pour trouver des clients. Il peut s’agir d’un réseau professionnel, acquis grâce à nos différentes expériences et actions sur Internet, mais aussi de notre réseau personnel. Ce dernier est bien trop souvent sous-estimé et pourtant, nombreuses sont les opportunités qui peuvent s’offrir à vous !
Être membre d’une formation en ligne
Si vous avez suivi une formation en ligne, vous avez peut-être rejoint une communauté. Votre coach vous a sûrement ajouté sur un canal de communication type Slack, sur un groupe Whatsapp ou Facebook. Il vous a peut-être invité à suivre sa page Instagram et toutes celles des autres membres, qui par réciprocité se sont également abonnés à vous.
Ensemble, vous échangez régulièrement. Vous vous apportez des conseils, des astuces, de la motivation …. et des offres d’emploi ! Eh oui, votre réseau évolue dans le même domaine que vous et il dispose lui aussi de son propre réseau. Un bon moyen pour vous de toucher des clients qui ont de vrais besoins, avec une fiche de poste claire et détaillée grâce à laquelle vous pourrez facilement orienter votre prospection !
Proposer ses services d’assistante virtuelle : intégrer des groupes Facebook
Outre les différents groupes dans lesquels vous avez été ajoutée par le biais des différentes formations en ligne que vous pouvez suivre pour être assistante virtuelle, vous pouvez également demander l’accès à d’autres groupes sur Facebook.
Ce réseau social regorge de groupes qui acceptent chaque jour de nouveaux membres. Il vous suffit de bien cibler ceux que vous souhaitez intégrer, de répondre à quelques questions pour montrer votre motivation et le tour est joué ! Parmi les mots-clés à taper dans la barre de recherche pour trouver des groupes, il y a notamment “assistante virtuelle” “assistante administrative” “assistante en ligne” et même “freelance”, “assistante indépendante”, si jamais vous évoluez comme assistante virtuelle freelance !
Miser sur le bouche-à-oreille
La puissance du réseau personnel est souvent négligée. Pourtant, vous y trouverez vos meilleurs clients et sûrement les plus fidèles !
Une personne que vous rencontrez, avec qui vous échangez et trouvez des points communs et des besoins respectifs, et c’est le début d’une nouvelle collaboration. Les relations de vos amis, qui ont un réseau personnel, mais aussi professionnel et qui vont parler de votre offre, et vous obtenez un nouveau contrat. Une simple discussion chez votre coiffeur et votre voisine de siège vous interpelle car elle a justement besoin d’aide pour gérer son business, voici une nouvelle opportunité !
Parlez de vous, de votre activité à la terre entière. Vous verrez, les clients sont partout !
4) Communiquer sur ses services en tant qu’assistante web
Proposer ses services d’assistante virtuelle passe aussi par le fait d’être visible. Parler de soi et de ses offres est la meilleure façon d’attirer les clients. Voici les supports en ligne que vous pouvez utiliser.
S’inscrire sur des plateformes
Si vous êtes assistante virtuelle freelance, vous pouvez vous inscrire sur les plateformes pour freelance. Votre profil devra être complet et mis à jour régulièrement si vous voulez avoir une chance d’être repéré par un client. Intégrer votre photo permettra aux clients de mettre un nom sur votre visage et leur donnera envie de vous contacter. Listez l’ensemble de vos compétences, ajoutez une plaquette si vous le pouvez, votre CV ou tout autre document demandé par les créateurs de la plateforme. Plus votre profil est complet, plus vous apparaîtrez dans les résultats de recherche !
Créer un site vitrine
Créer un site n’est pas obligatoire lorsqu’on est assistante virtuelle. Cependant, rien ne vous empêche de le faire ! Grâce à votre site vitrine, vous disposerez d’un lien à transmettre à vos prospects, surtout si vous démarchez en direct. Vous pourrez détailler l’ensemble de vos services et raconter votre histoire afin de commencer une première relation de confiance avec vos prospects. Si vous voulez aller plus loin et augmenter votre visibilité, vous devrez l’alimenter régulièrement, avec des articles de blog par exemple.
Utiliser les réseaux sociaux pour proposer ses services d’assistante virtuelle
Les réseaux sociaux sont devenus de vrais canaux d’acquisition. Facebook et Instagram comptent parmi les réseaux les plus en vogue pour toucher une clientèle professionnelle. Vous devrez créer une identité visuelle, en lien avec votre site si existant, mettre en place une stratégie de communication pour poster régulièrement et prouver votre présence en ligne, réaliser des biographies attractives, échanger et interagir avec votre communauté, mais aussi avec les personnes non abonnées. Être présent sur les réseaux sociaux demande un engagement réel, mais ça porte ses fruits !
Prêtes à faire décoller votre activité d’assistante virtuelle ?
Vous venez de découvrir toutes les actions à mettre en place pour proposer ses services d’assistantes virtuelles et réussir son démarchage. En direct, ou avec la technique de l’inbound marketing pour faire venir le client à soi, vous pouvez tout à fait utiliser l’ensemble de ces conseils dans votre stratégie de prospection. Si vous n’êtes pas encore assistante virtuelle, et que vous souhaitez bénéficier du réseau privilégié de Formation Assistant Blogueur pour trouver vos premiers clients, découvrez tout de suite la Masterclass offerte !
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