Vous souhaitez travailler sur le web ? Vous avez envie de trouver une activité indépendante en ligne ? Vous voulez vous épanouir avec un emploi à distance qui promet une variété de missions ? Être assistant virtuel confère de nombreux avantages et pourrait bien devenir le job de vos rêves ! Si vous voulez travailler à domicile et souhaitez apprendre chaque jour aux côtés de personnes passionnées et passionnantes, vous apprécierez d’évoluer comme assistant webmarketing. Mais attention, ce métier n’est pas à prendre à la légère. Mieux vaut avoir tous ses aspects en sa possession avant de se lancer et savoir si on est vraiment fait pour devenir assistant virtuel. Voici tout de suite les qualités et les compétences nécessaires pour être assistant en ligne.
Mettre en avant ses qualités humaines
Être le choix numéro 1
Si votre client a décidé de collaborer avec vous, c’est qu’il vous fait confiance. Vous avez su lui prouver que vous pouvez être à la hauteur de ses espérances et qu’il pourra vous confier des missions en toute sérénité. Il a trouvé en son collaborateur une personne qui partage sa vision du monde, ses valeurs et qui sera d’un réel soutien au quotidien.
Être assistant virtuel, c’est donc être capable de posséder de grandes qualités humaines. Bien avant le marché, le produit ou le service proposé, avoir un bon feeling avec ses clients est primordial. Vous allez fonder votre relation sur la notion de confiance. Celle-ci doit être saine et sereine.
Votre client a su déceler tout votre potentiel, et même si vous ne disposez pas de l’ensemble des compétences qu’il recherche, vos qualités humaines peuvent être l’élément déclencheur d’une collaboration. Car oui, un client préférera un assistant honnête et humble avec un peu moins de compétences qu’une personne calée dans tous les domaines, mais avec qui il n’accroche pas.
Être assistant virtuel complémentaire
Ce ressenti doit être valable dans les deux sens. Vous allez certes accompagner votre client dans le développement de son activité et être un assistant virtuel bras droit, mais vous allez également apprendre à ses côtés. Vous devez prendre conscience de l’apport positif qu’a votre client sur vous-même. Appréciez-vous cette personne ? Êtes-vous motivé chaque jour par les missions à réaliser ?
Si la réponse est oui, alors vous et votre client êtes complémentaires. Il vous délègue des tâches, compte sur votre prise d’initiative. En tant qu’assistant virtuel, vous appréciez travailler à ses côtés, l’aider à faire grandir son entreprise et avez trouvé un équilibre dans votre vie professionnelle, mais aussi personnelle.
De plus, vous serez garant de son image auprès de son audience, élèves ou clients. Vos qualités humaines seront essentielles dans la relation que vous entretiendrez avec ces derniers.
Être Assistant Virtuel : la richesse des qualités personnelles
On ne va pas vous faire la liste des qualités appréciées à mentionner sur un CV classique, surtout si vous souhaitez vous lancer comme assistant virtuel freelance. Cependant, nous ne pouvons pas passer à côté des qualités personnelles qui feront de vous une bonne assistante virtuelle pour tout type de client, surtout auprès des infopreneurs.
La créativité de l’assistant en ligne
En tant qu’assistant webmarketing, votre créativité est un réel atout. Comme vous le savez sûrement, les missions de l’assistant en ligne sont variées. Vous pourrez notamment prendre en charge la gestion des réseaux sociaux de vos clients, et même les créer tout court. Aux oubliettes les jolies photos de vacances partagées de façon spontanée, place à la stratégie marketing ! Voici quelques points essentiels sur lesquels votre créativité sera indispensable :
- Charte graphique
Si votre client possède déjà un site Internet, vous pourrez réutiliser sa charte graphique et l’adapter aux différents réseaux. Demandez-lui les codes couleurs ou retrouvez-les grâce à des outils en ligne comme Colorzilla par exemple. Vous n’avez plus qu’à copier ce code sur vos propres logiciels pour assurer une harmonie visuelle au sein de l’écosystème de votre client.
- Plan de communication
Vous allez devoir trouver des thèmes, des idées de publications. Être assistant en ligne, c’est être capable de se mettre à la place de son client et dérouler une stratégie de communication en lien avec son activité. Citations, inspirations, annonce de projets, posts participatifs, tout est possible ! Faites le point avec votre client sur ses attentes, afin de lui transmettre des propositions pertinentes.
- Format des posts
Là encore, votre créativité sera appréciée. Post simple, carrousel, reel, story, live, texte, à vous d’être force de proposition selon le réseau sur lequel votre client se positionne.
Être assistant virtuel, c’est être proactif
Bien entendu, votre créativité s’entend au-delà du graphisme et de la communication.
Votre client a besoin d’aide pour faire connaître son nouveau projet ? Proposez-lui un brainstorming, faites vos recherches et partagez vos idées ! N’attendez pas d’être un simple assistant exécutif. Soyez un membre à part entière de son équipe, même si vous évoluez en tant qu’assistant virtuel freelance.
Un problème sur la plateforme de formation de votre client ? Faites preuve de proactivité ! Cette mission doit devenir une priorité et vous devez trouver des solutions rapidement. En tant qu’infopreneur, le business de votre client tourne principalement grâce à cette plateforme. Se retrouver face à un bug, c’est prendre le risque de perdre des clients potentiels, mais aussi d’affronter les retours négatifs des inscrits !
Mettre en avant ses compétences techniques
L’assistante virtuelle doit s’investir dans les aspects techniques du business de son client. Les entrepreneurs du web utilisent de nombreux outils pour gérer leur activité au quotidien. La connaissance de ceux-ci est un vrai plus pour l’assistante en ligne.
Il existe une multitude d’outils pour gérer un business en ligne : plateformes de formation e-learning, gestion de projet, prise de rendez-vous, envoi des mails, analyse de données… chaque client a sa propre organisation. Bien qu’on retrouve souvent les mêmes outils, il faut être prêt à se former à chaque nouveau process. Voici donc quelques compétences techniques qui pourront vous être demandées dans le cadre d’une collaboration avec un infopreneur, la liste n’étant pas exhaustive :
- Plateforme de formation
Création d’un compte sur la plateforme, mise en page de la plateforme, création des éléments de modules, intégration de vidéos, de textes et de documents (type fiches de révision).
- Gestion de projet
Mettre en place l’outil le plus pertinent pour l’activité (on citera Notion, Asana, Trello, etc.), créer la cadence des projets, attribuer les missions aux membres de l’équipe, prévoir des deadlines, faire le suivi de projet et celui de la bonne réalisation des tâches.
- Prise de rendez-vous
Votre client peut posséder un business de coaching et l’une des premières étapes de l’acquisition de client est l’appel découverte. Pour cette partie, vous pouvez mettre en place un agenda sur Calendly et agir en tant que secrétaire personnelle de votre client. Ce lien pourra être intégré sur ses réseaux sociaux ou transmis par mail.
- Envoi des emails
Votre client a besoin d’un système de mails automatisé. C’est l’occasion de lui proposer la mise en place d’un logiciel d’email marketing ! Parmi eux, on retrouve Active Campaign ou encore Mailchimp, largement utilisés dans l’infopreuneuriat.
- Analyse de datas
Posséder une entreprise, c’est bien, pouvoir la tracker, c’est mieux. Pour comprendre le résultat des actions de votre client et être dans l’amélioration continue, il faut passer par l’étape analyse. Si vous maîtrisez Google Analytics, c’est déjà presque gagné !
Être assistant virtuel : les autres compétences indispensables
Il n’existe pas vraiment de fiche de poste concernant le métier d’assistante virtuelle. Ainsi, il y a autant de missions que de clients, que de marchés disponibles en ligne. Un client peut tout aussi bien vous confier l’ensemble des tâches mentionnées, comme une seule mission à temps-plein. Voici d’autres compétences qui peuvent être rattachées à votre métier d’assistant virtuel.
Les compétences commerciales et administratives
Si vous êtes assistante virtuelle freelance, la partie commerciale ne vous fait pas peur. Après tout, vous avez dû monter une offre, prospecter, et trouver de nouveaux contrats. Vous possédez déjà cette compétence, alors pourquoi ne pas la mettre au service de votre client ?
Même si l’aspect commercial est généralement géré par le client lui-même, il pourra vous demander de l’aide. Vous pourrez par exemple établir le premier contact avec ses prospects, par mail ou en entretien vidéo et vous assurer que la demande et l’activité de votre client soient compatibles. Enfin, vous lui transmettrez les informations pour une prise de décision finale.
Votre rôle peut être prédominant et stratégique sur toute la partie administrative du business de votre client. Vous pourrez élaborer ensemble les offres et les propositions commerciales personnalisées.
Vous aurez aussi pour mission de l’assister lors d’appels en visioconférence pour prendre des notes et établir des rapports, donc faire de la transcription et de la retranscription.
Les compétences rédactionnelles
Être assistant en ligne, c’est souvent être le premier contact des prospects et la majorité des échanges se font par écrit.
Par mail, vous communiquez directement avec les prospects chauds. Une petite erreur de frappe et ceux-ci peuvent vite tourner les talons ! Car une orthographe irréprochable est gage de qualité.
Vous pouvez être amené à rédiger des articles de blog sur le site de votre client. De même, un article bien construit et bien écrit, sans faute d’orthographe, de syntaxe ou de grammaire est bien plus agréable à lire et appréciable pour l’internaute. Ce blog est aussi en quelque sorte sa vitrine, et il pourra partager vos articles sur ses réseaux sociaux. Mieux vaut donc tout vérifier au préalable si vous voulez éviter des retombées négatives !
Envie de sauter le pas ?
À travers cet article, vous venez découvrir qu’être assistant virtuel, c’est s’investir dans un métier passionnant, qui demande de grandes qualités et des compétences variées. Vous souhaitez en savoir plus sur le job d’assistant virtuel ? Je vous invite à visionner ma Masterclass gratuite !
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