Vous souhaitez devenir assistant virtuel auto-entrepreneur et avez besoin d’informations sur les démarches administratives à réaliser ? Vous vous sentez prêt à lancer votre activité d’assistant virtuel freelance, et avez besoin d’aide pour créer votre entreprise ? Vous êtes motivé à l’idée de commencer votre nouveau job en ligne à votre compte, mais ne savez pas quelle forme juridique adopter ? Devenir assistant virtuel freelance signifie gérer une entreprise au quotidien. De la création de votre micro-entreprise, aux différentes déclarations obligatoires, il y a un certain nombre de choses à savoir si vous voulez être en règle avec les différentes administrations françaises. Pas de panique ! Il suffit de suivre ce guide pour bien démarrer son activité d’assistant virtuel indépendant.

Quelles sont les démarches à effectuer pour créer son entreprise d’assistante virtuelle ?

L’une des premières démarches à effectuer lorsqu’on veut créer son entreprise, c’est de choisir un statut juridique. Pour sa facilité d’accès et sa gestion simplifiée, de nombreux assistants virtuels optent pour l’option de la micro-entreprise (anciennement connue sous le statut d’auto-entreprise).

La micro-entreprise : un modèle adapté à l’activité en ligne

L’avantage du métier d’assistant virtuel freelance est que l’investissement pour lancer son activité est faible. Dans la mesure où ce dernier a la chance de pouvoir travailler à domicile, l’acquisition d’un local ou d’un bureau n’est pas nécessaire, tout comme l’achat de matériel onéreux. La seule choses vraiment indispensable pour l’assistant virtuel auto-entrepreneur, c’est son ordinateur. Les frais annexes seront uniquement ceux appliqués par l’opérateur Internet permettant de disposer d’une bonne connexion et de réaliser les missions de façon sereine.

Une entreprise créée en quelques clics

Lancer sa micro-entreprise est une démarche très simple, qui peut se faire par courrier auprès de l’administration compétente, ou par Internet. En ligne, il suffit de créer un compte et de se connecter sur le site de l’URSSAF dédié aux micro-entrepreneurs, puis de suivre les différentes étapes proposées par le site. Vous remplissez donc un formulaire de déclaration de début d’activité, sur lequel on vous demandera d’indiquer quelques éléments essentiels comme :

• votre identité ;
• votre adresse (qui servira également à domicilier votre entreprise) ;
• votre activité principale et éventuellement les sous-activités exercées ;
• etc.

Selon la nature de votre activité, qu’elle soit libérale, artisanale ou commerciale, différents documents Cerfa sont à remplir. L’assistant virtuel freelance remplira le formulaire P0 PL (ou Cerfa n°11768*06) destinés aux auto-entrepreneurs en profession libérale. Une fois cette démarche réalisée, vous recevrez sous quelques jours votre numéro SIRET qui officialise la création de votre micro-entreprise ! Comme vous pouvez le constater, c’est assez rapide.

Une solution financièrement avantageuse

Si ce statut a du succès auprès des assistantes virtuelles, c’est parce qu’il est très avantageux financièrement. En effet, c’est une excellente solution pour démarrer une activité et bénéficier de charges réduites dès le début. Ainsi, la micro-entreprise est adaptée pour les personnes réalisant un chiffre d’affaires maximal de :

• 70 000 € pour une activité de prestation de services ;
• 170 000 € pour une activité commerciale.

Attention… Il faut tout de même avoir conscience que ces montants sont annoncés au prorata de l’année complète (12 mois). Ainsi, une entreprise créée en juin verra ce nombre divisé par deux.

Au-delà de ces montants, le statut de l’entreprise devra être modifié pour devenir une société et facturer de la TVA. Les revenus d’un micro-entrepreneur étant variables, les administrations restent flexibles quant au dépassement du chiffre d’affaires. Le seuil de tolérance permet de dépasser le plafond autorisé pendant un an, sans passage obligatoire au régime de la TVA. Si votre chiffre d’affaires dépasse ce seuil deux années de suite, alors vous serez soumis au régime de TVA la troisième année.

Quelles sont les obligations juridiques quand on est assistant virtuel auto-entrepreneur ?

Vous venez de créer une micro-entreprise, il s’agit maintenant de vous protéger et de vous intéresser à l’aspect légal de votre entreprise sur le web. Rédiger des documents juridiques permettra de cadrer votre relation et le détail des missions confiées par vos clients. Pour ce faire, on distingue le contrat juridique et les conditions générales de vente.

Rédiger un contrat juridique pour encadrer ses missions

Un contrat est un document écrit qui lie plusieurs parties (généralement vous et votre client). L’objectif est de matérialiser les droits et les obligations des uns envers les autres (article 1101 du Code civil).

En tant qu’assistant virtuel auto-entrepreneur, vous pouvez très bien avoir plusieurs clients, comme un seul. Afin d’uniformiser la partie légale de votre entreprise, vous pouvez réaliser un contrat juridique. Cela permet notamment d’encadrer la relation de travil que vous entretenez avec chacun de vos clients. Ce contrat, qui est donc adapté aux spécificités de l’activité, s’applique pour les clients fidèles avec lesquels vous collaborez sur le long-terme. En effet, il sera moins adapté aux missions courtes et ponctuelles, mais pas inefficace pour autant.

Sur ce contrat, vous pouvez faire apparaître tous les éléments qui vous semblent fondamentaux et vous permettent de lever toutes les zones d’ombre. Détermination d’horaires ou non, missions détaillées, rémunération, etc. eEn clair, toutes les mentions que l’on retrouve dans un contrat d’embauche classique ! N’hésitez pas à découvrir le modèle de contrat que j’ai justement fait rédiger par un juriste pour encadrer vos missions en tant qu’assistante freelance.

Faire signer des conditions générales de vente

Les conditions générales de ventes sont une alternative au contrat juridique pour assistante virtuelle, dans le cadre de missions courtes. Vos propres conditions sont mises à l’écrit sur un document officiel et communiquées à vos clients. Un client qui choisit de travailler avec vous n’aura, à priori, pas de raisons de les discuter.

Sachez que les conditions générales de vente ne sont pas obligatoires, ni même le contrat juridique d’ailleurs. Cependant, c’est le meilleur moyen de vous protéger, vous et votre entreprise, en cas de litige. C’est également une excellente façon de prouver votre crédibilité à vos clients et prospects. Pour les réaliser, nous vous conseillons de vous rapprocher d’un cabinet d’avocats.

Faut-il tenir une comptabilité quand on est assistante virtuelle freelance ?

L’un des avantages de la micro-entreprise est la simplification des obligations comptables. Bien qu’engager un professionnel ne soit pas obligatoire, cette étape reste fortement recommandée. Comme on le dit, chacun son métier !

L’importance d’avoir des modèles de devis et de factures conformes

Au cours de votre vie de freelance, vous allez devoir faire des propositions commerciales. Vous allez donc devoir matérialiser vos offres sur des documents comptables, que sont les devis et les factures.

Toute transaction financière, entrante ou sortante, doit apparaître sur une facture. En cas de contrôle, vous devez être en capacité de prouver tous les flux d’argent rattachés à votre auto-entreprise. Vous devez donc conserver précieusement tous vos devis et vos factures, même en cas de cessation d’activité !

Vos factures doivent bien sûr faire apparaître certaines mentions obligatoires. Certains logiciels gratuits ou payants, vous permettent de les insérer automatiquement. Vous pouvez également les créer vous-même, mais dans ce cas vous devrez bien vous informer sur l’ensemble des éléments à faire apparaître. Outre ces informations, vous pouvez également mentionner les acomptes et les soldes, leurs modalités et leur montant.

L’intérêt de suivre la gestion de votre entreprise

Bien que vous disposiez peut-être d’un logiciel de comptabilité, nous vous recommandons de tenir un tableau récapitulatif annuel. En effet, votre logiciel gratuit ne vous donnera peut-être pas toutes les informations nécessaires à la bonne gestion de votre activité. Ce registre sera un récapitulatif parfait pour faciliter vos démarches administratives.

Vous pouvez par exemple ajouter :

• la date de création de la facture ;
• le numéro de facture ;
• le nom du client ;
• le nom de la prestation ;
• le montant reçu ou envoyé (sans tenir compte du HT ou du TTC tant que vous n’êtes pas soumis à la TVA) ;
• la date de paiement de la facture ;
• le moyen de paiement utilisé ;
• et toute autre information qui vous semble importante.

Ainsi, vous aurez un coup d’œil rapide sur le total des prestations vendues (votre chiffre d’affaires) ou achetées et pourrez calculer votre bénéfice en quelques secondes ! En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez impérativement suivre votre rentabilité régulièrement pour vous assurer que ce que vous facturez couvre vos charges et vous permettent de réaliser une marge intéressante.

À quel moment faut-il déclarer son chiffre d’affaires quand on est auto-entrepreneur ?

Enfin, l’une des étapes primordiales dans la vie d’un assistant virtuel auto-entrepreneur est de déclarer son chiffre d’affaires. Mensuellement ou au trimestre, vous devez informer l’URSSAF des sommes perçues.

En tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes soumis aux déclarations des sommes encaissées. C’est-à-dire que tant qu’une facture ne vous a pas été payée, son montant ne doit pas être déclaré. Vous ne payez donc pas de taxe, tant que vous ne recevez pas le paiement.

Pour déclarer votre chiffre d’affaires, il vous suffit de reprendre l’ensemble des factures qui vous ont été payées sur le mois concerné et d’additionner les montants. Connectez-vous à votre espace sur le site de l’URSSAF chaque premier du mois suivant et ajoutez votre chiffre d’affaires dans la case dédiée à cet effet, bien souvent “autres prestations de services” pour les libéraux. Une fois validé, vous serez informé du montant à régler, selon le taux en vigueur. Puis, vous recevrez un justificatif récapitulatif à conserver précieusement.

Pour simplifier vos démarches, notamment votre déclaration de revenus annuelle, nous vous conseillons de réunir toutes ces informations dans un tableau avec :

• le mois concerné ;
• le chiffre d’affaires brut en € ;
• le taux de vos taxes en % ;
• le montant de vos taxes en € ;
• votre revenu net en € (votre chiffre d’affaires déduit de vos taxes).

Bien entendu, l’ensemble des justificatifs doivent être enregistrés et sauvegardés sur votre ordinateur, un Drive ou un disque dur externe.

Prêts à lancer votre activité d’assistant virtuel freelance ?

Vous venez de découvrir les étapes fondamentales pour lancer votre activité d’assistant virtuel freelance. Vous savez désormais comment créer une micro-entreprise et comment gérer l’administration de votre activité au quotidien. Si vous avez besoin d’aide concernant la création de votre contrat juridique, consultez le pack proposé par Formation Assistant Blogueur !