Dans ce dernier article de la série sur l’Impact de l’IA sur les métiers du digital, nous allons nous intéresser de près à une utilisation concrète au quotidien. Les assistantes web jouent un rôle clé dans la gestion administrative, la communication et l’organisation de ses clients. Avec l’avènement de l’IA, notamment ChatGPT, ces tâches peuvent être optimisées, permettant aux assistantes virtuelles de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Je vous propose de découvrir comment ChatGPT peut être utilisé pour automatiser certaines tâches administratives, l’assistance à la rédaction et à la communication, ou encore la gestion des données.

Note : Il est important de noter que l’utilisation de ChatGPT doit être complémentaire à l’expertise humaine, nécessitant une validation et une supervision appropriées pour garantir l’exactitude des informations fournies et la qualité du travail réalisé.

Automatisation des tâches administratives de l’assistante web

Au quotidien, les tâches administratives peuvent souvent être chronophages et répétitives, c’est d’ailleurs l’une des raisons pour laquelle les clients délèguent. C’est là que ChatGPT entre en jeu pour automatiser ces tâches et libérer un temps précieux pour les assistantes virtuelles.

Grâce à l’IA, on peut automatiser des activités telles que la gestion des emails, la planification des rendez-vous et la création de modèles de documents. Avec ChatGPT, on peut déléguer la gestion des emails en utilisant des modèles de réponses pré-établis pour des requêtes courantes, ce qui permet de gagner un temps précieux et de répondre rapidement aux demandes des clients. ChatGPT peut également trier les emails en fonction de leur importance et les filtrer pour une gestion plus efficace par exemple – parfait si vous avez un gros volume de messages à traiter.

En ce qui concerne la création de modèles de documents, ChatGPT peut être un outil précieux. Il peut générer des premiers brouillons de documents en proposant des suggestions de contenu pertinents. Les assistantes virtuelles peuvent ainsi gagner du temps dans la rédaction et la mise en page des documents, tout en bénéficiant de l’assistance de ChatGPT pour améliorer la qualité du contenu et la précision des informations fournies.

Automatiser davantage les tâches administratives permet de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. En libérant du temps précieux, vous pourrez ainsi consacrer votre énergie et vos compétences sur d’autres aspects de la mission : l’interaction avec les clients ou la résolution de problèmes complexes par exemple. L’automatisation contribue ainsi à améliorer votre efficacité globale tout en garantissant une qualité de service.

Assistance dans la rédaction et la communication digitale

La rédaction et la communication sont des aspects essentiels du rôle d’une assistante virtuelle, et l’intelligence artificielle (IA), en particulier ChatGPT, peut apporter une assistance précieuse dans ces domaines. ChatGPT peut être utilisé pour aider les AV dans la rédaction de contenus, la correction orthographique et grammaticale ou encore l’ajout d’emoticones, la synthèse de texte, etc.

Lorsqu’il s’agit de la rédaction de documents, ChatGPT peut générer des suggestions de contenu et fournir des suggestions pour aider les assistantes virtuelles à créer des premiers brouillons ou simplement trouver des idées de contenus. En utilisant des algorithmes d’apprentissage automatique, ChatGPT peut analyser les informations fournies et générer des phrases ou des paragraphes pertinents qui peuvent être utilisés dans la rédaction finale. Cela permet aux assistantes virtuelles de gagner du temps et de proposer un contenu de qualité. De l’idée à la rédaction, l’aide est précieuse.

Il est également un outil pratique pour la correction orthographique et grammaticale. Il peut aider les assistantes virtuelles à identifier les erreurs et à proposer des suggestions de correction, ce qui permet d’améliorer la précision et la clarté du contenu écrit. Cette fonctionnalité peut être particulièrement utile lors de la rédaction d’emails, de rapports ou d’autres documents importants où la précision linguistique est essentielle. C’est une vraie opportunité pour celles qui ont des lacunes sur ce point.

Plutôt pratique non ?

Gestion des données et organisation

ChatGPT peut effectuer des recherches ciblées dans une base de données spécifique en fonction de critères définis. Que ce soit pour trouver des informations précises, des contacts ou des références, il peut analyser les données disponibles et fournir des résultats pertinents, ce qui permet aux assistantes virtuelles de gagner du temps et d’obtenir rapidement les informations nécessaires pour mener à bien leurs tâches. Pratique pour vérifier une information en quelques clics et avancer efficacement.

En ce qui concerne l’organisation des fichiers, ChatGPT peut aider à structurer et à classer efficacement des documents et des dossiers. Il peut proposer des méthodes de classement cohérentes et logiques, en recommandant des catégories, des étiquettes ou des mots-clés pertinents. Grâce à ces suggestions, les assistantes virtuelles peuvent organiser leurs fichiers de manière plus efficace, ce qui facilite la recherche et la récupération d’informations ultérieures. Un super plus à proposer à vos clients !

ChatGPT peut également contribuer à la gestion des flux de travail en proposant des recommandations sur la manière d’optimiser les processus et d’améliorer l’efficacité. En analysant les activités récurrentes, ChatGPT peut identifier les étapes clés, les délais et les possibilités d’automatisation pour simplifier les tâches et réduire les erreurs potentielles. Encore une opportunité qu’offre l’IA.

L’IA : l’avenir pour les assistantes virtuelles

Vous l’avez compris, les possibilités sont nombreuses et ChatGPT change complètement la donne. C’est une opportunité pour faciliter notre travail au quotidien et nous challenger. Pour moi, l’avenir inclut ChatGPT qui est déjà rentré complètement dans mon organisation de travail – j’en avais déjà parlé en détail dans cet article qui propose 10 idées pour utiliser ChatGPT. Voyez cette technologie comme une opportunité et prenez le temps de vous y intéresser. Soyez en avance sur les autres et réfléchissez d’ores et déjà à l’utilisation que vous pourriez en avoir en tant que freelance.

Si vous êtes assistante web et que vous souhaitez recevoir des conseils pratiques et des informations sur l’IA, n’hésitez pas à rejoindre ma mailing list. Je partage avec vous mes meilleurs conseils et mon retour d’expérience. Vous pourrez également sollicités pour des temps d’échanges en direct entre assistantes virtuelles le temps d’un café chit chat 🙂