Le métier d’assistante virtuelle a retenu votre attention et vous envisagez de lancer votre activité de freelance en ligne ? La création de votre entreprise est une étape importante pour commencer à démarcher et facturer vos premiers clients. Quand on vient du salariat, la transition dans le monde de l’entrepreneuriat peut s’avérer délicate. Entre le choix du statut juridique, les formalités administratives et les obligations réglementaires, pas toujours facile de s’y retrouver. On fait le point ensemble sur les étapes importantes pour créer une entreprise d’assistante virtuelle.

Choisir son statut juridique

Pour créer une entreprise d’assistante virtuelle, la première étape est de choisir son statut juridique. En tant que futur auto-entrepreneur, plusieurs options s’offrent à vous en fonction de votre situation actuelle. Si vous démarrez dans le freelancing et que vous cherchez une solution simple, rapide et avantageuse, je vous recommande vivement d’opter pour la micro-entreprise.

Anciennement connue sous le nom d’auto-entreprise, cette forme juridique offre le plus d’avantages :

• cotisations sociales réduites
• exonération de TVA (dans la limite d’un certain seuil)
• formalités de création rapides

La micro-entreprise vous permettra de prendre vos marques tranquillement dans l’entrepreneuriat et de vous familiariser avec les différentes obligations réglementaires. Le fait que les charges soient réduites vous laisse le temps de lancer et de pérenniser votre activité commerciale.

Créer son entreprise d’assistante virtuelle

Créer une micro-entreprise est une procédure simple qui peut être effectuée directement en ligne sur le site Guichet des Entreprises. Vous devrez remplir un formulaire avec vos informations essentielles telles que votre identité, votre adresse qui servira également de domicile de votre entreprise, votre activité principale et éventuellement des sous-activités exercées.

En tant qu’assistant virtuel freelance, vous devrez remplir le formulaire P0 PL (ou Cerfa n°11768*06) destiné aux auto-entrepreneurs en profession libérale. Après cette étape, vous recevrez votre numéro SIRET en quelques jours, ce qui officialisera la création de votre micro-entreprise. Comme vous pouvez le constater, le processus est rapide.

Quelle activité déclarer ?

L’activité déclarée permettra de déterminer le code APE et donc la classification à laquelle vous appartenez. Ce code APE (Activité Principale Exercée), également appelé code NAF (Nomenclature d’Activités Française), est un code attribué par l’Institut National de la Statistique et des Études Économiques (INSEE) pour identifier l’activité principale d’une entreprise en France.

Le code APE est utilisé pour des statistiques et des études économiques, pour la classification des entreprises, ainsi que pour la détermination des cotisations sociales et fiscales. Il permet également aux administrations et aux organismes publics de mieux comprendre les secteurs d’activité des entreprises et de leur fournir des aides spécifiques en fonction de leur domaine d’activité.

Le code APE est attribué lors de la création de l’entreprise et peut être modifié en cas de changement d’activité.

Votre job consiste à indiquer précisément la nature de votre activité, soit l’assistance virtuelle, ou l’assistance marketing. Elle doit être le reflet de la réalité. Si vous cumulez plusieurs activités (comme la rédaction web par exemple), vous pourrez indiquer une activité principale et une activité secondaire. L’activité principale est celle qui génère le plus gros de votre chiffre d’affaires.

Quel est le meilleur moment pour déclarer son activité d’assistante freelance ?

De manière très simple, je vous conseille de déclarer votre activité au moment où vous vous sentez prêt à prospecter. Dans la mesure où les formalités de création d’une entreprise d’assistante virtuelle sont très rapides, il n’est pas nécessaire de s’y prendre trop à l’avance. Si vous êtes du genre à aimer anticiper, bien entendu vous pouvez lancer les formalités de création en amont.

Il y aura peu d’incidence sur vos cotisations dans la mesure où ces dernières sont calculées sur la base de votre déclaration de chiffre d’affaires. Si vous avez déjà trouvé un client et que la mission a démarré, il vous faudra nécessairement accélérer le processus et effectuer votre déclaration d’activité rapidement.

Petit rappel important… Légalement, vous n’avez pas le droit de facturer si votre activité n’est pas déclarée. Le numéro de SIRET doit par ailleurs obligatoirement apparaître sur votre facture. Il existe des exceptions, vous pouvez par exemple facturer provisoirement dans l’attente de ce numéro s’il est en cours d’attribution.

Le contrat est-il obligatoire avec vos clients ?

Puisque nous parlons de formalités, la question du contrat se pose pour encadrer votre relation-client. Légalement, vous n’avez pas l’obligation de rédiger un contrat de prestation de services. En revanche, il s’agit d’un document juridique avec une valeur légale qui vous permettra de définir clairement les obligations respectives de chaque partie (les vôtres et celles de vos clients).

Bien entendu, ce contrat devra être adapté aux spécificités d’une activité digitale et inclure notamment des clauses concernant la responsabilité ou la confidentialité des données par exemple. N’hésitez pas à consulter notre modèle de contrat juridique pour les assistantes virtuelles. Bien que ce ne soit pas une obligation, poser les bases permet d’engager chacun et de vous couvrir en cas de pépin.

Bien entendu, la créer son entreprise d’assistante virtuelle inclut de fixer ses tarifs et bien entendu, la phase de prospection. Trouver des clients permettra de lancer officiellement votre activité de freelance. N’hésitez pas à consulter les nombreux articles en ligne sur le blog, ainsi que ma chaîne YouTube dans lequel je partage des conseils gratuitement.