En tant qu’assistante virtuelle freelance, il est essentiel d’avoir les bons outils à disposition pour gérer efficacement ses tâches et offrir un service de qualité à ses clients. Avec la croissance du travail à distance et la numérisation croissante des entreprises, il existe désormais une multitude d’outils et de logiciels en ligne qui peuvent aider les assistants virtuels à gagner du temps et à améliorer leur productivité. Dans cet article, nous allons passer en revue les 7 outils indispensables pour les assistantes virtuelles freelances, allant des outils de gestion de projet aux logiciels de communication, en passant par les outils de facturation et de suivi du temps. Si vous êtes une assistante virtuelle qui cherche à améliorer votre efficacité et à simplifier votre travail quotidien, cet article est fait pour vous. Suivez le guide pour découvrir les outils les plus utiles et apprendre comment les utiliser pour améliorer votre service et votre rentabilité.

1- Un ordinateur

Aussi évident que cela puisse paraître, l’ordinateur est l’outil de travail principal d’une assistante virtuelle. Sans lui, impossible d’assurer ses missions clients ou de communiquer avec eux. En fonction des services que vous proposez, le modèle dont vous aurez besoin devra être plus ou moins puissant. Je pense notamment au montage vidéo, qui demande une mémoire vive importante et une carte graphique puissante.

La question MAC ou PC revient régulièrement quand il s’agit de s’équiper. Personnellement, je suis passée sur MAC depuis 2010 et il me serait impensable de repasser sur PC. Même si le coût d’investissement est supérieur, la qualité des matériaux, leur durabilité, mais aussi le design (on va pas se mentir) en valent la peine à mon sens. Je travaille sur un MacBookPro (portable) et j’ai également un iMac (fixe) selon le sujet sur lequel je travaille et le lieu où je me trouve évidemment.

2- Une solution de stockage de données

Impossible de ne pas mentionner l’importance de penser au stockage des données. En tant qu’assistantes virtuelles, nous manipulons de nombreux fichiers chaque jour pour nos clients. Cela peut nécessiter un espace de stockage important, et donc un besoin supplémentaire. J’ai fonctionné avec deux disques durs externes pendant de nombreuses années. Je travaillais sur l’un en permanence (disque dur SSD) et je faisais des sauvegardes mensuelles sur l’autre. Car stocker c’est important, mais sauvegarder l’est tout autant.

Depuis un an, j’ai investi dans un NAS (network as service) qui fonctionne comme une sorte de serveur sur lequel je peux me connecter de manière locale quand je suis chez moi, et à distance quand je suis en déplacement. Le coût est important, mais le confort est total. Techniquement, ça reste relativement facile à prendre en main, même s’il y a quand même eu 2-3 fois où je me suis fait aider par un ami.

Autrement, vous pouvez aussi opter pour la solution « cloud » et donc stocker vos fichiers en ligne. Je trouve cette solution moins pratique, car elle vous oblige à systématiquement devoir télécharger les fichiers sur lesquels vous avez besoin de travailler, mais c’est mon avis…

3- Un VPN

Et puisqu’on parle de stockage et de sauvegarde, la transition est parfaite pour parler de la protection de ces données et de l’importance du VPN. Les VPN ont plusieurs utilisations. Ils peuvent notamment être utilisés pour :

• Protéger la vie privée et la sécurité en masquant l’adresse IP de l’utilisateur et en cryptant les données de sa connexion Internet, ce qui rend difficile pour les pirates informatiques ou les fournisseurs de services Internet (FAI) de surveiller les activités en ligne de l’utilisateur.
• Accéder à des sites web ou à des services en ligne qui sont géorestreints en simulant une connexion à partir d’un autre pays.
• Contourner les restrictions de censure imposées par les gouvernements ou les entreprises.
• Améliorer la vitesse et la fiabilité des connexions Internet en réduisant les temps de latence et en évitant les goulets d’étranglement.
• Sécuriser les connexions à distance pour les travailleurs à distance ou les entreprises qui ont besoin d’accéder à des ressources d’entreprise à partir d’un emplacement distant.

Attention… l’utilisation d’un VPN peut ralentir la vitesse de connexion, en fonction de la distance entre l’utilisateur et le serveur VPN, ainsi que du niveau de cryptage utilisé. Dans tous les cas… Si vous avez pour habitude de travailler en extérieur, que ce soit dans des cafés, des espaces de co-working, ou encore que vous voyagez régulièrement, je vous recommande vivement d’investir dans un VPN. De mon côté, j’utilise ExpressVPN.

4- La suite Google

Je vous recommande vivement de créer une adresse professionnelle pour scinder vos correspondances perso et pro. À mon sens, opter pour une adresse Gmail, qui vous donnera ainsi accès à toute la suite Google, est juste indispensable. Vous aurez ainsi accès à des outils comme Google Docs, Google Sheets, Google Agenda, Google Drive, Forms, ou Sheets. L’avantage de ces outils est la possibilité de pouvoir travailler en ligne et donc de faciliter l’accès et le partage de ces fichiers.

Il ne se passe pas un jour sans que j’utilise un de ces outils dans mon quotidien de freelance, à commencer par l’agenda. De nombreux clients utilisent G. Drive pour stocker leurs fichiers et les partager. Gros avantage, c’est gratuit, contrairement à la suite Office par exemple. Vous aurez accès aux mêmes fonctionnalités, sans rien payer, ce qui n’est pas négligeable quand on lance son activité et qu’on ne génère pas encore beaucoup de revenus.

5- Un outil de facturation

La facturation peut être un véritable casse-tête, surtout si vous démarrez dans le freelancing et que vous n’êtes pas encore à l’aise avec les différentes obligations administratives. Quand je me suis lancée en tant qu’assistante virtuelle freelance, j’ai pris le parti de faire mes factures manuellement avec un modèle Excel. Graaaave erreur ! Aujourd’hui, il existe de nombreux outils qui vous permettent de gérer ça de manière automatique, mais aussi de vous assister dans la gestion.

Si vous avez opté pour la micro-entreprise pour votre activité, vous êtes soumis au respect de différents seuils, notamment concernant l’application de la TVA. Mon outil préféré, et celui que je conseille aux assistantes virtuelles qui rejoignent Formation Assistant Blogueur, c’est Freebe. Non seulement l’interface est super agréable, mais c’est surtout bien pensé, car cet outil a été conçu pour les micro-entreprise. Le petit plus, c’est que vous serez aussi tenu informé de tout changement de réglementation.

Encore une fois, quand on démarre, c’est un énorme gain de temps et de charge mentale. C’est un outil qui est payant et accessible (seulement 11 € par mois). Si vous pouvez le tester, vous pouvez bénéficier de 2 mois offerts avec le code DIMAGGIO en cliquant sur le lien un peu plus haut.

6- Un accès LastPass

LastPass est un outil gratuit qui vous permet de sauvegarder tous vos mots de passe au même endroit et de manière sécurisée. Autre avantage, grâce à LastPass, vos clients peuvent partager avec vous leurs mots de passe, sans que vous ne puissiez les afficher. En matière de confidentialité, c’est donc top pour eux. La version gratuite permet de partager un même accès à 2 personnes différentes maximum.

En tant qu’assistante virtuelle, vos clients vont nécessairement devoir vous confier l’accès à leurs différents comptes : site internet, réseaux sociaux, etc. Il est de votre responsabilité de sécuriser les identifiants et mots de passe qui vous seront envoyés, vous devez donc choisir un outil fiable pour les regrouper. Évitez impérativement de les consigner au même endroit, sur un fichier Word par exemple, ou en note sur votre presse-papier électronique.

7- Un outil pour s’organiser comme Notion

Last, but not least – il est essentiel de choisir un outil pour organiser votre travail. Que ce soit vos missions, la gestion de votre facturation, les relances client, bref… tout ce que vous avez à gérer dans votre quotidien d’assistante virtuelle freelance. Personnellement, je suis une fan incontestée de Notion, qui fait un petit carton depuis sa sortie il y a quelques années.

En gros… Notion est une application de prise de notes et de gestion de projets en ligne. Elle permet de créer des pages, des bases de données, des listes de tâches, des agendas, des wikis, des diagrammes, et bien plus encore. Il offre un environnement de travail personnalisable et flexible qui s’adapte aux besoins de chaque utilisateur, que ce soit pour une utilisation personnelle ou professionnelle (et l’interface est super sympa).

Voici quelques exemples d’utilisation de Notion :

• Organiser ses notes, ses listes de tâches, ses idées et ses projets en un seul endroit
• Créer des pages de connaissances ou des wikis pour stocker des informations, des documents et des liens utiles
• Collaborer en temps réel avec des collègues ou des partenaires sur des projets et des tâches
• Créer des tableaux de bord personnalisés pour suivre les progrès des projets, les indicateurs de performance et les statistiques
• Gérer des bases de données pour stocker des informations structurées, telles que des contacts, des inventaires, des bibliothèques, etc.
• Planifier et organiser son temps en créant des agendas et des plannings.

Notion est une application très puissante qui peut être utilisée de différentes manières en fonction des besoins de chacun. Elle est souvent considérée comme une alternative flexible et personnalisable aux applications de gestion de projets traditionnelles.

Bien entendu, il existe d’autres outils appréciés sur le marché comme Asana, Trello ou encore Monday.