Vous envisagez le recrutement d’une assistante virtuelle mais vous ne savez pas par où commencer ? Quelles que soient vos ambitions, déléguer est l’une des armes les plus puissantes pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. La délégation est donc stratégique et indispensable si vous voulez passer à l’étape supérieure. Cet article a pour objectif de vous donner des pistes de réflexion concrètes sur les étapes à suivre pour recruter une assistante freelance. De la définition de vos besoins, à la rédaction de la fiche, voici 3 conseils pratiques pour vous accompagner dans ce processus.
1- Faire le point sur ses besoins avant le recrutement d’une assistante virtuelle
La principale erreur que font les entrepreneurs qui sont à la recherche d’une assistante virtuelle est de vouloir aller trop vite. Prendre le temps de définir ses besoins est impératif – c’est particulièrement vrai quand il s’agit d’un premier recrutement. Il y a plusieurs manières de procéder bien sûr, mais à mon sens la plus simple est de prendre le réflexe d’analyser l’ensemble des tâches que vous avez l’habitude de traiter.
Ouvrez un fichier Excel, créez un tableau et indiquez idéalement :
- la nature de la tâche exécutée (ex : répondre aux emails)
- le temps que vous y consacrez (ex : 1 heure par jour)
- votre niveau de valeur ajoutée (ex : faible)
- le pôle concerné (ex : administratif)
Faire cet exercice tous les jours, sur disons, une semaine vous permettra d’avoir une excellente base de réflexion pour rédiger votre fiche de poste.
Vous devez déléguez en priorité les tâches les plus stratégiques et sur lesquelles vous avez une faible valeur ajoutée. Votre rôle à vous, est de vous concentrer sur votre zone de génie et votre cœur de métier pour booster la croissance de votre entreprise. Le reste peut être externalisé. Pensez également sur le long terme.
2- Rédiger une fiche de poste précise
Vous avez à présent une vision globale de l’ensemble des tâches que vous absorbez aujourd’hui. La rédaction d’une fiche de poste est la seconde étape. L’objectif est simple, retranscrire par écrire vos besoins, les résultats attendus et le profil de la personne recherchée.
En fonction de la nature des tâches listées, il vous sera beaucoup plus facile de déterminer le bon profil. Voici les éléments indispensables à inclure dans votre fiche de poste :
RÔLE : Précisez en une phrase le rôle que jouera votre futur collaborateur.
Par exemple : Assister et soutenir Marie dans la gestion quotidienne des opérations et dans la mise en place des futurs projets de croissance de l’entreprise.
RESPONSABILITÉS : Indiquez l’ensemble des missions à réaliser dans le cadre de la collaboration. Vous pouvez les scinder en fonction de la nature de la mission.
Par exemple : Mettre en place les actions de communication suivantes : mettre en ligne les articles de blog, relire et planifier les newsletters
RÉSULTATS ATTENDUS : Précisez les résultats attendus à 30 jours et à 3 mois.
Par exemple : Dans les 30 jours : Travailler en complète autonomie sur la gestion du groupe privé Facebook
PRÉ-REQUIS : Listez les compétences nécessaires pour mener à bien les missions à réaliser. Précisez également le profil recherché d’un point de vue humain. Vous pouvez également demander aux candidats de passer des tests de personnalité (énnéagramme, DISC, Clifton strenghts, etc.)
COMMENT POSTULER : Indiquez aux candidats comment postuler, ainsi que les échéances principales (démarrage de la mission et date limite pour postuler).
3- Partager la fiche de poste
À présent que vous avez complété la fiche de poste, il ne vous reste plus qu’à partir à la recherche de la perle rare. Pour la trouver, plusieurs options possibles :
- Utiliser votre réseau
- Faire fonctionner le bouche-à-oreille
- Faire appel à mes services
Commencez par le plus simple. Il est probable que parmi votre audience, vous puissiez trouver le collaborateur idéal. Mon conseil pour le recrutement d’une assistante virtuelle ? Diffusez votre fiche de poste à votre liste email ou via vos propres réseaux sociaux. L’avantage, vous êtes à peu près certaines que vos contacts sont sensibilisés à votre cœur de métier. L’inconvénient ? Si vous recherchez des compétences spécifiques (notamment en matière de webmarketing), la tâche sera plus ardue.
Vous pouvez également utiliser le bouche-à-oreille. Faites appel à votre réseau d’entrepreneurs en partageant votre fiche de poste. Parmi vos contacts, il y a probablement une personne qui sera ravie de vous recommander quelqu’un. L’avantage c’est que la personne qui vous sera recommandée aura probablement déjà fait ses preuves.
Enfin, vous pouvez également faire appel à mes services. J’ai formé plusieurs centaines d’assistantes virtuelles ces dernières années. Si vous souhaitez gagner du temps, il vous suffit de me transmettre votre fiche de poste et je sélectionnerai 3 profils pour vous. Si vous voulez en savoir plus sur mon process, n’hésitez pas à me contacter par email via le formulaire de contact, ou en message privé sur Instagram (@marie_di_maggio). Je serai ravie de vous recommander quelqu’un formé par mes soins.
Quelques conseils pour une collaboration qui fonctionne
Pour finir, quelques conseils pour une collaboration réussie et qui fonctionne sur le long terme. Tout d’abord… soyez patient ! Le recrutement d’une assistante virtuelle va vous demander du temps et de l’implication. Cette personne va avoir besoin de prendre ses marques pour se familiariser avec votre entreprise, votre manière de travail, vos outils, vos process, vos valeurs, bref… Comptez un bon mois pour que chacun puisse trouver sa place dans cette nouvelle dynamique de travail.
Et c’est justement parce que recruter un membre de son équipe demande de l’investissement que vous devez prendre le temps de définir vos besoins en amont et d’anticiper avant que cette personne soit là. Pensez également aux aspects budgétaires. On a souvent tendance à vouloir tout déléguer et à freiner des 4 fers quand on se rend compte de l’investissement financier que ça implique.
Soyez stratégiques dans la délégation des tâches. Côté rémunération, les assistantes virtuelles freelances facturent généralement au forfait ou à l’heure. Comptez au minimum 30 € de l’heure – ce tarif peut grimper en fonction du niveau d’expérience de la personne que vous recrutez, et de la nature des missions qui lui seront confiées.
J’espère que ces premiers éléments de réflexion vous permettront d’y voir plus clair, n’hésitez pas à me contacter pour en parler davantage.
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