Les assistantes virtuelles qui se lancent dans le métier passent toutes par là : l’entretien de prospection. C’est l’étape cruciale qui va leur permettre de professionnaliser leur activité de freelance et de commencer à générer des revenus. Cette étape est un véritable challenge pour l’assistante virtuelle débutante, pourtant avec un peu de méthodologie et d’entraînement, l’exercice devient de plus en plus simple. Voici mes meilleurs conseils pour vous aider à réussir votre rendez-vous de prospection.

1 – Préparer son entretien de prospection

Que ce soit dans le salariat ou dans le freelancing, un entretien d’embauche, ça se prépare ! Grâce à internet et avec un minimum de recherches, votre première mission est donc d’apprendre à connaître votre prospect. Qui est-il ? Quelle est son activité principale ? Sur quels réseaux est-il présent ? Comment communique-t-il avec son audience ? Est-il déjà accompagné d’une équipe ? Quelle est son offre phare ? Est-il lancé depuis longtemps ? Voilà quelques exemples de questions à vous poser.

Si vous avez candidaté suite à la diffusion d’une fiche de poste, prenez le temps de la relire attentivement afin de bien cerner les besoins de votre futur client. Prenez également quelques minutes pour lister les questions qui vous semblent pertinentes à poser pendant l’entretien. À la suite de vos recherches ou après lecture de la fiche de poste, certains points auront peut-être besoin d’être éclaircis et c’est le moment pour le faire !

2 – Faire retomber la pression avant le rendez-vous client

Si vous êtes trop stressé, cela se ressentira automatiquement. Vous risquez par exemple de parler trop vite ou au contraire de perdre vos moyens. Mettez en place un petit rituel pour changer d’énergie avant de commencer un entretien de prospection. Même si vous ressentirez probablement un peu d’anxiété pendant les premières minutes, l’objectif est de faire redescendre la pression pour vous aider à aborder ce rendez-vous sereinement.

Voici quelques idées pour vous détendre :

• Pratiquer une séance d’EFT
• Danser sur une musique qui vous met de bonne humeur
• Respirer (respiration profonde, ventrale, breathwork, …)
• Visualiser l’entretien (qui se passe bien :-p)

Pensez bien sûr à relire vos notes pour vous mettre dans le bain et surtout, pensez à sourire ! Quand j’ai demandé aux membres de Formation Assistant Blogueur quelle était leur astuce pour se détendre avant un entretien de prospection, c’est ce que m’a partagé Catherine. Je vous remets son message ici parce que j’adore l’énergie qui s’en dégage (et aussi parce que Catherine déchire tous ses entretiens) :

3 – Définir les besoins de son prospect pendant l’entretien

L’une des erreurs que font la plupart des assistantes virtuelles débutantes, c’est de laisser le client prendre le lead. Un rendez-vous de prospection fonctionne à double sens et avec un même objectif : définir si la collaboration est intéressante pour les deux parties. Le prospect est là pour déterminer si vous serez en mesure de l’accompagner pour atteindre ses objectifs. Et vous, si vous avez envie (et les compétences) de travailler avec lui. Pour cela, il est essentiel de conserver une dynamique d’échange.

N’ayez pas peur de poser des questions, de demander des précisions, de reformuler, bref… Communiquez ! Ce rendez-vous est aussi l’opportunité de comprendre le fonctionnement de la personne qui se trouve en face de vous. Quelle est sa vision ? Où veut-il aller ? Est-ce que ses attentes sont claires ? Quels sont ses besoins ? Qu’attend-il de vous ? Est-ce que vous maîtrisez les outils qu’il utilise ? La charge de travail a-t-elle été clairement définie ?

La manière dont vous allez vous positionner en tant que freelance durant cet entretien aura un effet déterminant pour la suite. Montrez que vous en voulez, que vous êtes capable de prendre les choses en main, bref… Donnez envie à votre client de travailler avec vous grâce à votre professionnalisme !

4 – Envoyer son devis rapidement pour se démarquer des assistantes virtuelles

L’entretien s’est bien passé ? Le feeling est là, vous avez les compétences pour accompagner ce prospect dans le développement de son activité ? Parfait ! Il y a fort à parier que ce dernier vous demande de formaliser une proposition commerciale (ou un devis). Vous devrez ainsi préciser votre tarif en tant qu’assistante virtuelle (forfait, tarif horaire) afin qu’il puisse estimer votre coût.

Ne perdez pas le temps et battez le fer tant qu’il est chaud. Soyez proactif et faites preuve (là encore) de professionnalisme. Ce sont les petits détails qui feront la différence, surtout si votre prospect a rencontré d’autres assistantes virtuelles et que son choix n’est pas encore arrêté.

Si vous avez déjà validé les aspects budgétaires durant l’entretien de prospection, il faudra également vous occuper de la préparation de votre contrat client. Pour rappel, le contrat de prestation de services permet de cadrer la collaboration et de poser les bases de vos engagements mutuels. Il contractualise également le périmètre de vos missions et votre responsabilité en tant qu’assistante virtuelle freelance.

5 – Faire le point pour s’améliorer grâce à la boucle de feedback

Quelle que soit l’issue de l’entretien de prospection, je vous encourage vivement à prendre quelques minutes pour faire le bilan. Faites-le à chaud ! Pendant que tout est encore clair dans votre esprit. Inutile d’y passer une heure… La trame que je propose aux freelances que je forme est toute simple et se résume en 3 points :

• Qu’est-ce qui a bien fonctionné ?
• Qu’est-ce qui a moins bien marché ?
• Qu’est-ce que je ferais différemment ?

Ces simples questions suffisent à vous aider à prendre du recul sur l’expérience que vous venez de vivre, à vous projeter pour le prochain. Il n’y a pas de secrets… plus vous multiplierez les entretiens et plus vous vous sentirez à l’aise.

Ce type d’exercice est important pour vous donner confiance en vous et s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue. Apprenez de chaque expérience !

Réussir son entretien de prospection : en résumé

Je sais que les premiers entretiens peuvent être stressants, surtout quand on débute et qu’on est rattrapé par son syndrome de l’imposteur. Mais voyez ça comme l’opportunité de grandir et de forger votre expérience en tant que freelance.

Les derniers conseils que j’ai envie de vous donner sont plutôt d’ordre du mindset. Tout d’abord, n’espérez pas réussir du premier coup. Je sais, je sais… même si ça arrive et que je vous le souhaite de tout coeur, il faut parfois plusieurs essais avant de trouver chaussure à son pied.

Et si vous ne remportez pas une mission, c’est OK ! Ça ne remet PAS en question votre valeur en tant que personne. Ça ne veut pas dire que vous êtes nul ou qu’il y a trop de concurrence. Ça ne dit RIEN sur vous, ce n’était simplement pas le bon moment.

Est-ce que vous saviez que multiplier les « échecs » augmente vos chances de réussite ? Gardez bien ça en tête. Soyez résilient, accrochez-vous. Saisissez toutes les occasions qui se présentent à vous et à un moment donné, vos efforts vont payer.

Si vous êtes assistante virtuelle et que vous avez déjà des clients, partagez votre expérience et vos conseils dans les commentaires 🙂