Devenir Assistante Virtuelle : Guide PDF

Assistante Virtuelle

Temps de lecture : 12 minutes

Vous vous intéressez au métier d’assistante virtuelle ? Vous souhaitez vous investir dans un métier en ligne ? Travailler à domicile vous semble être la solution la plus adaptée à votre profil ? Devenir assistante virtuelle freelance a de nombreux avantages ! Entre indépendance et liberté, ce statut est convoité par de nombreuses personnes qui ont envie de se lancer dans le web entrepreneuriat. Encore faut-il trouver le job de ses rêves ! Devenir assistante en ligne permet de combiner les atouts du statut d’auto-entrepreneur et de s’épanouir pleinement au quotidien grâce à des clients et des missions variées. Retrouvez ci-dessous un guide PDF complet sur le métier d’assistante virtuelle, le salaire auquel vous pouvez aspirer, des conseils sur le statut de freelance et les formations disponibles pour être assistante webmarketing. Le téléchargement est 100 % gratuit !

Quelles sont les missions d’une assistante virtuelle ?

On distingue deux types d’assistantes virtuelles : les secrétaires en ligne et les assistantes web marketing. Alors que les premières sont expertes des démarches administratives et agissent comme des assistantes de direction, les secondes disposent d’une connaissance parfaite du marketing digital. Nous avons résumé les différentes missions que pourraient se voir confier une assistante virtuelle.

Gérer l’administratif

La gestion de l’administratif fait partie des tâches récurrentes qui sont indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise :

  • suivi de la boîte mail ;
  • gestion du service client ;
  • aide à la facturation ;
  • relance d’impayés ;
  • suivi des dépenses ;
  • gestion de l’agenda ;
  • assistance personnelle.

Organiser et structurer l’activité du client

L’assistante en ligne joue un rôle important dans le développement et la structuration de l’entreprise. Elle peut notamment être sollicitée pour :

  • automatiser les processus ;
  • rédiger les procédures ;
  • manager les ressources humaines ;
  • rechercher des solutions techniques ;
  • analyser les indicateurs de performance à l’aide des outils mis à sa disposition (Asana, Trello, Monday, Click up, Notion, etc.).

Animer les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont un levier puissant pour améliorer la visibilité de l’entreprise de ses clients. L’assistante virtuelle doit être opérationnelle en matière de stratégie digitale et doit pouvoir apporter son expertise pour animer ou développer des réseaux comme :

  • Facebook (création, animation des pages ou des groupes) ;
  • Instagram (développement d’un compte professionnel) ;
  • Pinterest (gestion d’un compte professionnel) ;
  • YouTube (montage vidéo, optimisation des vidéos et des contenus écrits, mise en place d’une stratégie) ;
  • LinkedIn.

Elle peut également être en charge de :

  • créer un plan de communication ;
  • planifier la mise en ligne de contenus grâce à des outils dédiés (Facebook Creator Studio, Tailwind, Hootsuite, Boofer, etc.) ;
  • gérer les relations presse.

Créer du contenu

La création de contenu est stratégique pour développer sa visibilité en ligne. Voici quelques exemples de missions qui peuvent lui être confiées à ce titre :

  • créer du contenu sur Photoshop ;
  • créer des visuels sur Canva ;
  • faire du montage vidéo ;
  • proposer des présentations PowerPoint (dans le cadre d’un webinaire par exemple) ;
  • mettre en page des ebooks ;
  • créer des infographies ;
  • créer des vidéos animées ;
  • effectuer du design graphique ;
  • développer l’image de marque.

Utiliser l’email marketing

L’emailing est au coeur de la stratégie des clients de l’assistante digitale. Des bases solides en email marketing sont donc indispensables, cela inclut de savoir :

  • rédiger des emails en bon français ;
  • créer des séquences emails automatisées (tunnels de vente) ;
  • effectuer la relecture et la mise en forme ;
  • proposer son assistance technique (Active Campaign, MailerLite, Convert Plus, MailChimp, SendInBlue, etc.) ;
  • mettre en place des AB tests ;
  • analyser les campagnes d’emailing.

Aider à vendre en ligne

En tant que spécialiste du marketing sur internet, elle doit tout comprendre des stratégies de vente en ligne mises en place par les web entrepreneurs qu’elle accompagne. Voici quelques exemples de missions qui pourraient lui être en confiées, en fonction de son domaine d’expertise :

  • créer des tunnels de vente ;
  • rédiger des pages de vente selon la technique du copywriting ;
  • aider à l’organisation de webinaires ;
  • assister le client pour la diffusion de webinaires (via Webinarjam par exemple) ;
  • analyser les stratégies existantes ;
  • créer des formulaires de paiement et les mettre en place techniquement ;
  • réaliser la veille concurrentielle.

Assister le client sur ses publicités

La publicité en ligne est un levier de croissance important pour les entreprises en ligne. Si leur gestion demande une véritable expertise, il arrive néanmoins que l’assistante virtuelle puisse être sollicitée sur ces aspects si elle en a les compétences. Cela inclut l’utilisation d’outils tels que :

  • Facebook Ads ;
  • Instagram Ads ;
  • LinkedIn Ads ;
  • Google Ads ;
  • Pinterest Ads ;
  • Régies Natives.

Rédiger pour le web

En tant que couteau-suisse du web, certaines assistantes virtuelles ont également suivi une formation pour apprendre à rédiger sur internet et maîtriser le référencement naturel. La rédaction de contenu est un véritable plus pour pour ses clients et cela lui permettra de pouvoir accompagner ses clients pour :

  • créer un planning éditorial ;
  • réaliser un audit SEO du contenu éditorial ;
  • rédiger des articles optimisés ;
  • proposer du contenu pour les supports de communication ;
  • rechercher des partenaires pour rédiger des articles invités ;
  • transcrire des vidéos pour en faire des articles de blog ;
  • relire et optimiser les contenus existants ;
  • rédiger des communiqués de presse ;
  • rédiger des ebooks.

Assurer le suivi du customer care

La relation client est une dimension stratégique pour fidéliser les clients et développer son entreprise sur le long terme. L’assistante virtuelle peut être sollicitée pour :

  • s’occuper du service support ;
  • envoyer des enquêtes de satisfaction ;
  • recueillir des témoignages ;
  • gérer la base de données ;
  • effectuer les appels de découverte avec les prospects ;
  • accompagner les clients (correction, coaching, suivi) ;
  • mettre en place une séquence email de bienvenue (dans le programme, la formation, etc.) ;
  • gérer les logiciels de CRM ;
  • suivre les clients/élèves.

Gérer le site internet

Difficile de vendre en ligne sans savoir de site internet. C’est la pierre angulaire qui permet à l’entreprise de pouvoir toucher un maximum de clients. Un site doit vivre ! Sa gestion et son animation sont donc essentielles au quotidien. Voici quelques exemples de tâches qui peuvent être requises :

  • créer des landing page ;
  • créer des nouvelles pages sur le site Internet ;
  • effectuer les mises à jour et le suivi de la maintenance du site ;
  • améliorer les performances du site ;
  • créer des Opt-in pour récupérer des adresses emails ;
  • faire du web design ;
  • mettre à disposition son assistance sur WordPress ;
  • proposer son aide sur Shopify ;
  • assister le client sur Prestashop ;
  • aider le client à développer un site sur Wix ;
  • effectuer de l’assistance sur Squarespace ;
  • participer au développement web (CSS/HTML) ;
  • répondre aux commentaires ;
  • créer des bonus (lead magnet).

Mettre en place un système d’affiliation

L’affiliation est un moyen simple pour une entreprise de générer plus de chiffre d’affaire. Pour cela, elle a besoin de partenaires fiables pour promouvoir ses produits. De nombreuses tâches peuvent être confiées à l’assistante en ligne dans le cadre de ces l’animation des ventes :

  • animer les réseaux d’affiliés ;
  • créer des offres dédiées aux affiliés ;
  • chercher de nouveaux partenaires ;
  • créer des supports pour l’affiliation.

Aider sur la partie E-learning

L’assistante digitale travaille principalement avec des entrepreneurs qui vendent des programmes en ligne (aussi connus sous le nom d’infopreneurs). À ce titre, elle peut intervenir pour accompagner ses clients dans la création de ces formations, ou sur le plan technique. Voici quelques exemples :

  • gérer les différentes plateformes d’hébergement de la formation : (Learnybox, Teachable, Système io, Podia, Thinkific, etc.) ;
  • créer et réaliser le montage de supports de formation (cours vidéo, fiches pratiques, fichiers audio, etc.) ;
  • créer des supports pédagogiques ;
  • résoudre des problèmes techniques (accès, paiement, etc.) ;
  • mettre en place de nouveaux projets techniquement ;
  • aider à créer de nouveaux programmes.

Participer à la gestion de projet

La vie de l’entreprise évolue chaque jour. Le développement de l’activité peut faire naître de nouveaux besoins à court, moyen ou long terme. La gestion de projet peut consister à :

  • organiser et coordonner des événements ;
  • gérer la logistique ;
  • chercher des partenaires ou des prestataires ;
  • organiser et suivre des concours ;
  • animer un réseau commercial. 

Voilà un bon résumé des missions proposées. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter la fiche métier d’une assistante virtuelle.

Qui sont les clients de cette secrétaire indépendante ?

Vous vous demandez quel type de client peut bien faire appel à une assistante virtuelle ? Les missions précédemment citées vous ont probablement déjà mis sur la piste. Voici les principaux profils des clients auxquels l’assistante en ligne peut proposer ses services :

  • les web entrepreneurs : leur entreprise vit grâce à Internet et leur activité est essentiellement en ligne. Les spécialistes de la formation en ligne, aussi appelée formation e-learning, sont généralement ceux qui offrent un plus large panel de missions pour les assistantes digitales.
  • les propriétaires de sites e-commerce : ils vendent des produits par le biais d’un site internet. Vous pouvez collaborer avec eux dans le cadre de rédaction de pages fixes, de descriptifs de produits ou même de mise en place technique pour réaliser des ventes sur le web.
  • les PME : elles veulent gagner en visibilité. Elles peuvent également faire appel à une assistante web pour la rédaction des pages de leur site internet et de leurs articles de blog. Leur objectif est d’être mieux référencées sur les moteurs de recherche grâce aux techniques de référencement naturel (aussi appelé SEO).

Il existe de nombreuses manières de trouver des clients quand on est assistante virtuelle : démarchage spontanné, bouche-à-oreille, réseaux sociaux, entourage, répondre à des annonces d’emploi, etc. La phase de prospection est évidemment essentielle, mais l’avantage c’est qu’une fois son équilibre trouvé, les missions durent sur le long terme.

Recruter un collaborateur prend du temps aux entreprises. Elles doivent les former, les aider à se familiariser avec leur environnement, partager leurs codes d’accès, etc. Elles ont donc tendance à chercher une personne fiable avec laquelle elles vont pouvoir se projeter dans le temps.

Cela signifie que pour l’assistante en ligne, une fois son client idéal trouvé, il lui suffit de le garder – la phase de recherche de client est donc temporaire. Bien sûr, une fois lancée, rien ne l’empêche de faire évoluer ses missions ou ses tarifs, ce qui peut-être un motif pour partir à la recherche de nouveaux clients. Pour bien gagner sa vie, il est indispensable de se projeter et de faire grandir son activité.

 

Quel statut choisir pour lancer son activité professionnelle ?

Le statut de micro-entrepreneur est généralement l’option retenue par les assistantes virtuelles freelance. Créer une micro-entreprise ne prend que quelques minutes sur le site de l’URSSAF dédié et la gestion quotidienne de celle-ci est simplifiée par rapport à une société. Ce statut permet également de bénéficier d’une exonération de TVA (jusqu’à 34 400 €) et de charges sociales réduites.

Côté comptabilité, cette dernière peut être tenue par l’auto-entrepreneur lui-même, il n’a donc pas besoin de faire appel aux services d’un expert-comptable (ce qui représente un coût important). Il doit simplement tenir un livre de recettes, un document qui recense le chiffre d’affaire encaissé. À noter que l’assistante en ligne vend des prestations de service.

Le code APE est attribué sur le base de la désignation de l’activité principale déclarée au moment de la création de l’entreprise par l’administration. L’entrepreneur peut choisir de déclarer plusieurs activités (une principale et une secondaire par exemple). L’activité principale doit être représentative de la plus grande partie du chiffre d’affaire généré.

Enfin, l’assistante virtuelle freelance est enregistrée sous le statut de profession libérale non réglementée. Cela implique de déclarer des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) d’un point de vue fiscal.

En tant que travailleur indépendant, la signature d’un contrat juridique avec ses clients n’est pas une obligation, bien qu’il présente des avantages. Il permettra notamment de fixer le cadre de la relation et de limiter sa responsabilité. En cas de litige, le contrat permettra également de délimiter le périmètre d’intervention et les droits et devoirs de chacun des parties.  

 

guide PDF pour devenir assistante virtuelle

Quelles sont les qualités à avoir pour réussir dans ce métier ?

L’assistante virtuelle doit posséder quelques qualités et compétences essentielles pour exceller dans ce métier. Voici les principales :

  • parfaite maîtrise du français : notamment pour la partie rédaction web, community management et customer care ;
  • curiosité : pour apporter toujours plus de valeur à son client ;
  • aimer apprendre : rien n’est une épreuve, tout est une question de challenge ;
  • capacité d’adaptation : en fonction des besoins du client (deadlines, mission, etc.) ;
  • professionnalisme : elle doit notamment respecter la confidentialité des données qui lui sont confiées dans le cadre de ses missions.

Avantages et inconvénients de cette profession digitale en vogue

Être assistante virtuelle freelance, c’est faire un job en ligne dont les avantages ne manquent pas :

  • indépendance : l’assistante en ligne est libre de choisir ses clients, ses missions, mais surtout d’organiser son emploi du temps ;
  • polyvalence : les missions dépendent du profil de vos clients et ne manquent pas, ce qui lui permet de travailler régulièrement sur de nouveaux sujets et de nouvelles problématiques ;
  • domaines d’activité variés : vous êtes certaine de ne jamais vous ennuyer, surtout si vous cumulez plusieurs profils de clients ;
  • poste évolutif : vous avez la possibilité de devenir un vrai bras droit pour votre client et donc de participer pleinement à la gestion et au développement de l’entreprise.

Comme pour tout métier, il y également des inconvénients :

  • s’assurer des revenus : en tant qu’indépendante, vous devrez prospecter et fidéliser vos clients pour vous assurer un revenu stable. Si vous ne travaillez pas, vous ne gagnez pas d’argent ! L’activité de freelance manque parfois de stabilité, il est important d’en avoir pleinement conscience ;
  • apprendre sans cesse : surtout si vous collaborez avec plusieurs clients, sur des missions ponctuelles. Vous devrez à chaque fois appréhender un nouveau secteur, une nouvelle méthode de travail, de nouvelles relations ou encore de nouveaux outils. Si certaines assistantes virtuelles apprécient cette dimension, d’autres peuvent parfois trouver cela éreintant. Cela demande d’apprendre en permanence et surtout, d’aimer apprendre !

Faut-il un diplôme pour devenir assistante virtuelle ?

Aucun diplôme n’est nécessaire pour devenir assistante virtuelle ! La majorité de ces indépendantes se lancent grâce à leur expérience en secrétariat et leur connaissance du monde digital. D’autres préfèrent monter en compétences grâce à une formation professionnalisante.

L’avantage des métiers en ligne comme celui-ci ou encore la rédaction web, c’est qu’aucun client ne vous demandera de lui présenter un diplôme ou un certificat. Ce qui compte, c’est ce que vous savez faire.

Exit le CV, dans ce cadre on postule grâce à un portfolio. Un document ultra synthétique qui met en avant des exemples de création graphique, des pages de sites web créées, de rédaction ou encore de montage vidéo.

 

Formation Assistante Virtuelle : Comment bien la choisir ?

Vous envisagez de suivre une formation d’assistante virtuelle ? Deux options pour vous former : opter pour une formation en e-learning ou rejoindre une école pour suivre une licence de web marketing. La première option est probablement la plus rapide et la moins coûteuse. L’avantage, c’est que ce type de programme est adapté aux réalités du marché professionnel. Vous bénéficierez également d’un réseau pour vous permettre de cibler vos premiers clients et obtenir de nombreux conseils pour vous lancer et développer votre activité d’assistante webmarketing !

La seconde option vous demandera au minimum 3 ans d’investissement et environ 9 000 € de budget. Si vous ne savez pas quelle orientation choisir après le bac, ce type de cursus scolaire est probablement adapté. En revanche, si vous envisagez de vous reconvertir professionnellement, suivre une formation en ligne vous permettra d’atteindre vos objectifs beaucoup plus rapidement.

Bien entendu, si vous recherchez une formation en ligne pour devenir assistante virtuelle freelance, n’hésite pas à découvrir le programme de Formation Assistant Blogueur. Objectif ? Lancer votre activité de freelance en 4 mois.

 

 Comment trouver ses premiers clients quand on est freelance ?

Voici 3 conseils pour vous faire connaître en tant qu’assistante en ligne et trouver vos premiers clients :

  1. Bénéficier du réseau de votre formateur : Vous avez choisi de vous former ? En tant que membre d’une communauté, vous devriez recevoir régulièrement des annonces de clients à la recherche d’une assistante (c’est le cas au sein de Formation Assistant Blogueur) ;
  2. Répondre aux annonces en ligne : Certains groupes clients passent pas les réseaux pour recruter. Vous rêvez de travailler avec un entrepreneur en particulier ? Suivez-le sur ses réseaux et restez à l’affût ! LinkedIn, groupe Facebook, newsletter, etc. Pensez également à jeter un oeil aux plateformes de freelancing comme Malt par exemple.
  3. Prospecter de manière spontanée : vous pouvez proposer vos services à un client dont le secteur d’activité ou le profil correspond à vos attentes et aspirations, après avoir étudié son site web et son écosystème. Un petit message suffit ! C’est la méthode la plus simple et proactive pour trouver des clients !

Quel matériel pour accompagner ses clients ?

L’un des avantages d’être assistante virtuelle freelance, c’est que vous n’aurez pas à investir beaucoup d’argent dans du matériel ou dans un local. Vous aurez uniquement besoin :

  • d’un ordinateur : portable si vous souhaitez être digital nomade. Un deuxième écran peut s’avérer très utile pour la transcription, ou encore le montage vidéo.
  • d’une connexion internet : haut débit si possible et le must… la fibre !
  • d’une solution de stockage : un disque dur externe dédié à votre activité professionnelle et un Google Drive pour avoir accès à vos dossiers à distance
  • de logiciels et outils nécessaires à votre activité : logiciel de correction orthographique, de montage, de créations visuelles, etc.)

N’hésitez pas à consulter ce guide pratique pour en savoir davantage sur le matériel de l’assistante virtuelle.

Quelles sont les perspectives d’évolution ?

En tant qu’assistante virtuelle accomplie, vous pourrez perpétuer votre activité sur le web ou vous développer. Voici les perspectives d’évolution possibles :

  • activité de conseil : vous mettrez à disposition votre parfaite connaissance du monde du web et vous vous investirez dans le consulting ;
  • entreprendre sur le web : vous avez en mains toutes les compétences pour faire comme vos clients et créer votre web entreprise ;
  • monter une agence de stratégie en regroupant des freelances aux profils variés

Sur le web et pour les audacieux, les opportunités ne manquent pas !

Rejoignez Formation Assistant Blogueur !

FAB est un programme d’accompagnement en ligne sur 4 mois pour vous aider à lancer votre activité d’assistante virtuelle indépendante, même si vous ne connaissez rien au web. Pour savoir si ce métier est réellement fait pour et pour en savoir plus sur cette formation, n’hésitez pas à rejoindre ma Masterclass, c’est 100 % gratuit !

 

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